Unatoč sve većoj upotrebi e-maila poslovno pismo je i dalje najčešći oblik poslovne komunikacije. Poznata je izreka da papir trpi sve, ali ovdje ćete vidjeti da to jednostavno nije istina kada je u pitanju poslovno okruženje. Poruka vašeg poslovnog pisma može biti raznovrsna i to neka ostane vama na izboru, ali postoje pravila kojih se potrebno pridržavati jer osim što prenosite poruku vi sa svakim pojedinačnim poslovnim pismom prezentirate sebe.
Vrste poslovnog pisma:
1. poslovni pozivi
2. rutinski zahtjevi, upiti i narudžbe
3. rutinski odgovori
4. potvrde
5. prateći dopisi
6. naknadni dopisi
7. zahvale
Dijelovi poslovnog pisma:
– zaglavlje – sadrži najbitnije informacije o pošiljatelju poslovnog pisma kao što su naziv tvrtke, djelatnost i potpuna adresa, nakon toga slijedi broj telefona i žiro računa te logo.
– mjesto i datum – sadrži informacije o mjestu i vremenu nastanka poslovnih obaveza. Mjesto je važno za velike korporacije sa velikim brojem poslovnih objekata diljem zemlje, kontinenta ili svijeta dok je datum ključan za pružanje informacije o početku važenja određenog propisa ili poslovne obaveze što je posebno važno kod naknadnih dopisa.
– adresa primatelja – ima sadržaj jako sličan zaglavlju, ali ovaj put sadržaj se tiče primatelja poslovnog pisma sa osnovnim informacijama poput naziva tvrtke, djelatnosti i adrese.
– pozivni znakovi (oznake) – ovisno o složenosti mreže pošiljatelja i primatelja poslovnih pisama možete navesti oznake za lakše raspoznavanje. Pozivni znak identifikacije tvrtke sastoji se od stalnog dijela, koji je zajednički za cijelu tvrtku i promjenjivog dijela koji se sastoji od kombinacije slova i brojeva pomoću kojih se vrši raspoznavanje različitih npr. ispostava odnosno gradova sjedišta pojedinih ispostava.
– predmet ili sažetak – se nalazi prije sadržaja i mora dati informacije o temi pisma jednostavno, konkretno i nedvosmisleno.
– sadržaj pisma – nakon svih potrebnih predradnji možete obraditi temu zbog koje i šaljete poslovno pismo. Bitno je napomenuti da nije potrebno pisati esej nego je najbitnija stvar, i ujedno svrha poslovnog pisma, prijenos informacije. Sadržaj počinjete s ‘Poštovani’,’Poštovana’ ili ‘Poštovanje’ te nakon toga kratko napišete razlog slanja poslovnog pisma koji može biti nastavak ranijeg telefonskog razgovora, javljanje na oglas, natječaj, preporuku i sl., tek tada možete prenijeti poruku iz koje se mora vidjeti što hoćete odnosno koja je svrha poslovnog pisma ovisno želite li odgovor na nedoumice, poslovnu suradnju ili nešto treće. Zaokružite sadržaj s nadom u pozitivan ishod.
– pozdrav – poruka je prenesena i sada je vrijeme za oproštaj, npr. S poštovanjem; Lijep pozdrav, Srdačan pozdrav i sl.
– potpis – služi kao točka na i, te daje poslovnu notu sadržaju, a sastoji se od naziva tvrtke, vlastoručnog potpisa i otkucanog imena i prezimena ovlaštenog lica sa titulom.
Dodatak poslovnog pisma:
– prilozi – sadrže informaciju o dodatnom sadržaju koji nije napisan direktno na poslovnim pismu, ali također ima sadržajnu vrijednost.
– kopije – primatelj poslovnog pisma dobiti će original dok ostali sudionici koji moraju biti upoznati sa porukom pisma primaju kopije uz naznaku tko je i koliko kopija dobio.
– dodatak ili postskriptum (P.S.) – pišete ako ste nešto zaboravili navesti u sadržaju. Ovaj sporedni dio poslovnog pisma se koristi sve manje jer su osigurane tehničke mogućnosti za naknadnom izmjenom sadržaja prije konačnog slanja poslovnog pisma.
Odabir načina formatiranja ostaje vama na izbor jer nije strogo propisan u poslovnom dopisivanju (poravnanje, prored,…).
