Uobičajeni oblici negativnog sadržaja

Uobičajeni oblici negativnog sadržaja

Mnogi me pitaju kakav to sadržaj nekome može smetati na Internetu koji je pun raznih informacija što opet ovisi o tome koga se tiče taj negativan sadržaj. Bilo da se radi o pojedincu ili tvrtki za očekivati je barem malu količinu negativnog sadržaja bez obzira na to koliko dobar proizvod imate ili kako dobru uslugu nudite. Međutim, ako na vrijeme ne shvatite važnost sustavne brige o vašoj online reputaciji možete doći u situaciju da se mala količina negativnog sadržaja pretvori u lavinu a vjerujem da ne želite pustiti okolnostima da se brinu za ono što ste vi, ono što ste gradili godinama ili što tek želite postati.

Ako ste nova tvrtka koja tek kreće u proboj na tržište za očekivati je da će pažnja konkurencije biti usmjerena na vas. Ipak, ne mora sve ostati na pažnji nego će konkurencija pokušati na sve načine dovesti u pitanje vaš način rada, vašu kompetenciju, ili bilo što samo da vam u startu oteža uzimanje dijela tržišta. Negativan sadržaj ne mora imati realne osnove, ali potencijalni korisnik to neće niti mora znati – on samo želi informaciju.
Ipak, tu nije kraj eventualnim problemima. Svaki nezadovoljan korisnik može napraviti puno štete ukoliko ima namjeru da cijelom svijetu ispriča svoje negativno iskustvo koje ne mora biti strogo rezervirano za manjak kvalitete proizvoda ili usluge ali za očekivati je da ne možete zadovoljiti apsolutno sve potrebe svih trenutnih i potencijalnih korisnika. 99 pojedinaca koji o vašoj tvrtki misle sve najbolje neće vam pomoći ako postoji samo jedan nezadovoljan pojedinac koji ima više motivacije da svakodnevno piše novi sadržaj i ponavlja ga nebrojeno mnogo puta za razliku od prve skupine pojedinaca koji nemaju namjeru na sva zvona objaviti vijest kako su zadovoljni jer to se smatra pod normalnim.

U drugom slučaju vi ste pojedinac koji službeno nema tvrtku, ali znate svoj posao i vaše ime nosi određenu težinu u stručnim krugovima. Negativan sadržaj ne mora biti upućen direktno prema vama jer postoje ljudi koji obožavaju uz kavu dobru partiju trača te ih niti najmanje ne zanima o kome će što reći – bitno je da se priča, piše. Glasine su opasne i često daleko od istine što vas može postupno sve više udaljavati od cilja koji je dakako uspješan poslovni i privatni život.
Naravno da postoji i opcija kreiranja i puštanja u promet negativnog sadržaja (optužbe, kleveta,…) koji je direktno protiv vas, ne bira se ni mjesto ni vrijeme, u slučaju čega možete poduzeti legalne pravne korake.

Poslovni sastanak

Poslovni sastanak

Vrijeme prolazi, poslovne obaveze sve su zahtjevnije no vi ne odustajete i želite ostvariti još uspješniju poslovnu komunikaciju – nastavite čitati.
E-mail je dao svoje, kao i telefon odnosno mobitel, shvatili ste važnost neverbalne komunikacije, poslovni web je online, a pismo je stiglo na odredište – znači da ste spremni za poslovni sastanak.

Istraživanja govore da zaposlenici provedu više od 50% svojeg radnog vremena na sastancima iz čega se može zaključiti kolika je njihova važnost. Najosnovnija stvar je doći na vrijeme i mislim da vam je jasno da bez toga nema pozitivnog starta jer ako vas netko mora čekati i izgubi volju, pažnju ili strpljenje neće vam pomoći sav pripremljen sadržaj. Vrijeme početka sastanka morate unaprijed znati kao i vrijeme završetka kako bi svi sudionici mogli kvalitetno planirati svoje vrijeme. Prezentirajte sebe, a onda sve ostalo.

Osim poslovnog sastanka, prema Metodologiji Statističkog ureda EU-a (Eurostata), poslovne skupove dijelimo na : kongres (forum, kolegij, seminar, simpozij), javnu konferenciju, konferenciju vlade, javni skup, konvenciju, insentiv (poticajno) putovanje, team building, ostalo (testiranje kandidata, promidžbene kampanje, vjerski skupovi,…).

Priprema tehnike i sadržaja
Prije nego sastanak počne važno je sve kvalitetno pripremiti. Ako već organizirate poslovni sastanak onda je očito da znate koji je njegov cilj, o kojim se problemima mora razgovarati i koje odluke donijeti uz neizostavnu raspodjelu posla odnosno usmjeravanje pojedinih zadataka prema pojedincu uz pružanje informacije o roku u kojem zadatak mora biti izvršen.
Da bi sve prethodno moglo biti zadovoljeno potrebno je odrediti vrijeme i osigurati mjesto održavanja poslovnog sastanka. Također pripremite potrebne kopije materijala, tehničku opremu (prijenosno računalo, projektor,…), zapisnike s prethodnih sastanaka i po mogućnosti osvježavajuća pića.

Tijek sastanka
Sve je spremno i osigurano, ali još nije vrijeme za temu sastanka prije nego se utvrdi tko je sve prisutan (kako se ne bi dogodilo da sastanak krene u punom zamahu i prozovete odgovornu osobu koja se nije pojavila), prije nego se ponovi dnevni red (za slučaj da ga netko nije dobio ili pažljivo pročitao) i ponovi zaključak sa prethodnog sastanka (da bi se znalo odakle krenuti).
Tek tada kreće rasprava po točkama čiji redoslijed je ranije određen i čijih se tema morate držati, donošenje zaključaka, imenovanje izvršitelja i određivanje rokova za svaku pojedinu točku te generalno za cjelokupan sastanak.

Izlaganje/prezentacija – trenutak kada će vam biti potrebna tehnička oprema poput prijenosnog računala i projektora te prezentacijskog sadržaja. Ako zaključite da se publika dosađuje idite dalje s prezentacijom sadržaja te svakako odvojite malo vremena za pitanja kojih ne bi trebalo nedostajati.
Video konferencijaostvarena putem video linka omogućiti će sudjelovanje i onim osobama koje fizički ne mogu prisustvovati sastanku. Za nju je ipak potrebna bolja tehnička priprema uz kvalitetan mrežni pristup, kamere, mikrofone i više računala. 

Završetak sastanka
Treba biti u unaprijed određeno vrijeme, ali je zbog eventualnih potreba sastanak moguće produžiti uz prethodnu suglasnost svih sudionika. Još jednom je bitno ponoviti tko i koju obavezu mora izvršiti te se složiti oko određivanja roka završetka. Kopiju zapisnika poslati svim osobama čija nazočnost je bila potrebna, ali nisu se odazvali, kako bi ostali u toku sa informacijama.

Prije nego se odlučite za poslovni sastanak razmislite koliko vam je on uistinu potreban.

Poslovno pismo

Poslovno pismo

Unatoč sve većoj upotrebi e-maila poslovno pismo je i dalje najčešći oblik poslovne komunikacije. Poznata je izreka da papir trpi sve, ali ovdje ćete vidjeti da to jednostavno nije istina kada je u pitanju poslovno okruženje. Poruka vašeg poslovnog pisma može biti raznovrsna i to neka ostane vama na izboru, ali postoje pravila kojih se potrebno pridržavati jer osim što prenosite poruku vi sa svakim pojedinačnim poslovnim pismom prezentirate sebe.

Vrste poslovnog pisma:
1. poslovni pozivi
2. rutinski zahtjevi, upiti i narudžbe
3. rutinski odgovori
4. potvrde
5. prateći dopisi
6. naknadni dopisi
7. zahvale

Dijelovi poslovnog pisma:
zaglavlje – sadrži najbitnije informacije o pošiljatelju poslovnog pisma kao što su naziv tvrtke, djelatnost i potpuna adresa, nakon toga slijedi broj telefona i žiro računa te logo.

mjesto i datum – sadrži informacije o mjestu i vremenu nastanka poslovnih obaveza. Mjesto je važno za velike korporacije sa velikim brojem poslovnih objekata diljem zemlje, kontinenta ili svijeta dok je datum ključan za pružanje informacije o početku važenja određenog propisa ili poslovne obaveze što je posebno važno kod naknadnih dopisa.

adresa primatelja – ima sadržaj jako sličan zaglavlju, ali ovaj put sadržaj se tiče primatelja poslovnog pisma sa osnovnim informacijama poput naziva tvrtke, djelatnosti i adrese.

pozivni znakovi (oznake) – ovisno o složenosti mreže pošiljatelja i primatelja poslovnih pisama možete navesti oznake za lakše raspoznavanje. Pozivni znak identifikacije tvrtke sastoji se od stalnog dijela, koji je zajednički za cijelu tvrtku i promjenjivog dijela koji se sastoji od kombinacije slova i brojeva pomoću kojih se vrši raspoznavanje različitih npr.  ispostava odnosno gradova sjedišta pojedinih ispostava.

predmet ili sažetak – se nalazi prije sadržaja i mora dati informacije o temi pisma jednostavno, konkretno i nedvosmisleno.

sadržaj pisma – nakon svih potrebnih predradnji možete obraditi temu zbog koje i šaljete poslovno pismo.  Bitno je napomenuti da nije potrebno pisati esej nego je najbitnija stvar, i ujedno svrha poslovnog pisma, prijenos informacije. Sadržaj počinjete s ‘Poštovani’,’Poštovana’ ili ‘Poštovanje’  te nakon toga kratko napišete razlog slanja poslovnog pisma koji može biti nastavak ranijeg telefonskog razgovora, javljanje na oglas, natječaj, preporuku i sl., tek tada možete prenijeti poruku iz koje se mora vidjeti što hoćete odnosno koja je svrha poslovnog pisma ovisno želite li odgovor na nedoumice, poslovnu suradnju ili nešto treće. Zaokružite sadržaj s nadom u pozitivan ishod.

pozdrav – poruka je prenesena i sada je vrijeme za oproštaj, npr. S poštovanjem;  Lijep pozdrav, Srdačan pozdrav i sl.

potpis – služi kao točka na i, te daje poslovnu notu sadržaju, a sastoji se od naziva tvrtke, vlastoručnog potpisa i otkucanog imena i prezimena ovlaštenog lica sa titulom.

Dodatak poslovnog pisma:
prilozi – sadrže informaciju o dodatnom sadržaju koji nije napisan direktno na poslovnim pismu, ali također ima sadržajnu vrijednost.

kopije – primatelj poslovnog pisma dobiti će original dok ostali sudionici koji moraju biti upoznati sa porukom pisma primaju kopije uz naznaku tko je i koliko kopija dobio.

dodatak ili postskriptum (P.S.) – pišete ako ste nešto zaboravili navesti u sadržaju. Ovaj sporedni dio poslovnog pisma se koristi sve manje jer su osigurane tehničke mogućnosti za naknadnom izmjenom sadržaja prije konačnog slanja poslovnog pisma.

Odabir načina formatiranja ostaje vama na izbor jer nije strogo propisan u poslovnom dopisivanju (poravnanje, prored,…).

Posao, moja reputacija i ja

Internet je medij koji se može koristiti u razne svrhe, jedna od njih je i pronalazak posla. Vjerojatno ćete krenuti od Google tražilice ili nekog društvenog servisa tipa Facebook ili Twitter da bi došli do poslodavca. No, prije nego u tražilicu upišete naziv posla koji želite raditi ili ime tvrtke u kojoj želite raditi bilo bi poželjno da upišete vlastito ime i vidite kakve ćete sve rezultate dobiti na prve tri stranice.

Bilo je slučajeva kada su pojedinci odbijeni jer su posebno negativno i vulgarno pisali o bivšem poslodavcu. Vjerujem da ne želite da se to i Vama dogodi zbog npr. neprimjerenih komentara, blogova, slika, videa i sl. koje ste ostavljali za sobom. Istina, privatan bi život trebao biti odvojen od poslovnog ali ako svima objavimo sve o sebi onda to više i nije privatan život.

Pretpostavit ću da ste pronašli nešto što bi Vam mogao biti minus, ako je tako onda nastavite čitati.

Uklanjanje negativnih ,ili kreiranje pozitivnih, komentara može biti dosta komplicirano ako se s tim prvi put susrećete. Dobro je početi od vlastitih web stranica i blogova na kojima imamo kontrolu te obrisati sve što je nepovoljno. Nakon toga prođite kroz sve profile na društvenim mrežama koje imate i dobro proučite opcije privatnosti. Konkretno na Facebook-u imate mogućnost kreiranja korisničkih grupa što znači da poslovni partneri ne moraju vidjeti sav sadržaj koji vide obitelj, rodbina i prijatelji. Idući korak u procesu stvaranja nove online reputacije je da pregledate sve linkove na prve dvije-tri stranice tražilice i pokušate pronaći opciju za uklanjanje tog sadržaja. Ukoliko ta opcija nije moguća budite spremni kontaktirati administratora koji bi Vam mogao pomoći.

Nakon što ste sve uspjeli očistiti, ili barem dio, vrijeme je da počnete drugačije razmišljati da ne bi kasnije morali poduzimati iste korake.  Od sada dva puta razmislite prije nego nešto napravite, pogotovo javno.

Na kraju, uvijek možete angažirati profesionalca koji će se sustavno brinuti o Vašoj reputaciji ili vas savjetovati.