Arhiva Digitalno - Tomislav Stanković

Aktivacija eOsobne iskaznice i Certilia mobileID aplikacije

Prije nekoliko dana preuzeo sam eOsobnu iskaznicu (eOI Gen 2) i odlučio proći kroz proces aktivacije. Umjesto aktivacije u prostoru policijske uprave odabrao sam samostalnu aktivaciju koristeći ranije kupljeni čitač pametnih kartica.

S obzirom da je ovo druga generacija eOsobne iskaznice, prvu nisam imao, nudi i dodatnu mogućnost tj. korištenje mobilnog identiteta kroz aplikaciju Certilia tako da sam odmah i to aktivirao.

Još prije isteka stare osobne iskaznice i preuzimanja eOsobne istraživao sam iskustva vezana uz proces aktivacije i pročitao sve što se moglo pročitati na službenim web stranicama eOsobne www.eid.hr.

Bio sam spreman i za neočekivano jer se na više mjesta moglo pročitati da je proces kompliciran. Od spajanja čitača pametnih kartica koji hardverski ili softverski nije bio kompatibilan s računalom, preko ponovljenih instalacija eID Middleware softverskog paketa sve do nelogičnih formi koje je potrebno ispuniti.

Kako je sve prošlo može se vidjeti u nastavku.

Što se dobije aktivacijom eOsobne?

Jednostavna prijava na sustave eGrađana s najvišom razinom (3) vjerodajnica čime se dobije mogućnost korištenja cijelog seta funkcionalnosti kao što su predavanje zahtjeva za izdavanje putovnice ili obnavljanje vozačke dozvole, a što nije moguće korištenjem nižih razina vjerodajnica.

Aktivacija eOsobne

Za aktivaciju je potrebno sljedeće:

elektronička osobna iskaznica
sigurnosna omotnica koja se dobije prilikom preuzimanja eOI, a koja sadrži podatke za aktivaciju eOI
računalo s pristupom internetu
čitač pametnih kartica
besplatni softverski paket eID Middleware

Sve navedeno sam pripremio tako da je ostalo samo još instalirati eID Middleware softverski paket.

Iznenadilo me što je proces vrlo jednostavan. Nakon nekoliko klikova na “Sljedeće” i “Instaliraj” proces je uspješno završen.

Nakon toga je potrebno kliknuti na ikonu instaliranog programa pod nazivom “Client“. Prikazat će se obavijest da je potrebno spojiti čitač pametnih kartica te umetnuti osobnu iskaznicu.

Windowsi 11 su povukli potreban upravljački program (eng. driver) za čitač kartica tako da ih nisam trebao ručno preuzimati na stranici proizvođača.

Umetanjem osobne iskaznice u čitač pametnih kartica prikazat će se sučelje sa svim detaljima i najvažnije – opcija “Kartica” -> “Aktiviraj karticu”.

Tijekom postupka aktivacije potrebno je upisati inicijalni PIN koji se dobio u sigurnosnoj omotnici prilikom preuzimanja eOsobne, definirati dva PIN-a (identifikacijski i potpisni) i PUK.

I to je sve! eOsobna je aktivirana! Dalje slijedi postupak aktivacije Certilia mobileID aplikacije.

Certilia mobileID

Koliko god prijašnji koraci bili logični i jednostavni ovdje se stvar malo komplicira. Bilo je nekoliko momenata kada sam se pitao “I što sada!?”.

Klikom na https://mobile.eid.hr preusmjeren sam na web stranicu za kreiranje zahtjeva za besplatni eID certifikat u oblaku. To je preduvjet za korištenje Certilia mobilne aplikacije.

1. Provjera preduvjeta

Na prvom ekranu nalazi se popis od tri preduvjeta potrebnih za pokretanje postupka registracije:

eID Middleware programski paket – ovo je bilo označeno
Čitač kartice – ovo sam označio jer čitač pametnih kartica nisam niti odspajao
Aktivirana e-Osobna iskaznica – i ovo sam označio jer kao što se vidi iz gornjih primjera eOsobna je aktivirana

Označavanjem sva tri preduvjeta omogućen je klik na gumb “Započni registraciju”.

Ipak, registracija nije započela klikom na gumb “Započni registraciju” nego mi se prikazala poruka “Nije moguće autorizirati osobnu iskaznicu. Molimo detaljno provjerite jesu li svi gornji preduvjeti zadovoljeni i pokušajte ponovno.”

Nisam imao što za provjeriti jer sve preduvjete sam zadovoljio tako da sam samo osvježio ekran kombinacijom tipki CTRL + F5 nakon čega se stvar pokrenula.

Klikom na “OK” pojavio se prozor za unos PIN-a. U pitanju je PIN kojeg sam kreirao prilikom aktivacije eOsobne.

2. Osobni podaci

U sljedećem su koraku prikazani podaci preuzeti s ranije aktivirane osobne iskaznice. Ovdje sam trebao provjeriti njihovu točnost i dodatno upisati e-mail adresu i broj mobitela (ovo će kasnije biti korišteno prilikom aktivacije Certilia certifikata). Nakon toga sam mogao kliknuti na gumb “Nastavi”.

3. Potpisivanje zahtjeva

Prije konačnog slanja zahtjeva treba ga potpisati, a prije potpisivanja i pregledati. Kao što se na priloženim slikama može vidjeti ne mogu kliknuti na gumb “Pošalji zahtjev” dok ne kliknem na “Potpiši” i unesem ranije kreiran PIN.

4. Aktivacija Certilia korisničkog računa

Ubrzo nakon slanja zahtjeva stiže e-mail kojim započinje proces aktivacije Certilia korisničkog računa. Dovoljno je kliknuti na gumb “Aktiviraj” koji se nalazi u e-mailu.

U tom se trenutku u web pregledniku otvara novi ekran koji traži unos lozinke pristigle putem SMS-a dok je korisničko ime već uneseno.

5. Prijava u Certilia web sučelje i aktivacija certifikata

Klikom na “Sign In” sa prethodnog ekrana otvara se ekran za prijavu gdje je potrebno upisati korisničko ime (koristit će se e-mail adresa iz 2. koraka) i lozinku (iz prethodnog koraka).

Ipak, i nakon toga potrebne se prijaviti i putem SMS-a (Certilia razina 2). Klikom na “U redu” otvara se ekran sa gumbom “smsID”. Klikom na gumb otvara se polje za unos lozinke koja u međuvremenu stiže u SMS-u.

mobileID u ovom trenutku još nisam mogao koristiti jer kako se vidi na jednoj od slika opciju još nisam aktivirao.

Na ekranu koji sadržava referentni kod (u primjeru počinje sa 146…) potrebno je unijeti autorizacijski kod iz e-maila, ali i lozinku. U ovom slučaju to nije lozinka koju sam ranije kreirao nego inicijalna lozinka iz sigurnosnog pisma.

6. Aktivacija Certilia mobilne aplikacije

Ostaje još aktivirati mobilnu aplikaciju. Ovdje će se kombinirati radnje na računalu i mobitelu.

Potrebno je preuzeti Certilia mobilnu aplikaciju i klikom na “Aktiviraj mobileID” tj. “Aktivacija” pokrenuti postupak. Zatim se putem mobilne aplikacije skenira QR kod prikazan u web pregledniku čime se aktivacija završava.

I to je sve. Aplikacija je sada spremna za korištenje. Iskaznica zdravstvenog osiguranja automatski mi se dodala u aplikaciju dok sam osobnu iskaznicu i putovnicu morao samostalno dodati.

Zašto sam za backup odabrao Microsoft Office 365

Srećom, još mi se nije dogodio gubitak podataka zahvaljujući činjenici što redovno radim backup. Nikada to nije backup cijelog sustava (image backup), jer u slučaju otkazivanja diska najmanji mi je problem ponovno instalirati najnoviju verziju Windowsa i potrebne programe, nego se fokusiram na ono najvažnije, a to su osobni podaci. Kako se u to uklapa Microsoft Office 365 pojasnit ću u nastavku.

Kako si organiziram backup?

Još od 2006. čuvam sve fotografije u dobro organiziranoj kolekciji po godinama u kojima su kreirane. Tu su sve slike sa digitalnih fotoaparata, skenirane slike iz obiteljskih fotoalbuma i sve ostale digitalije od sentimentalne vrijednosti. Osim toga sve zabilježeno mobitelom automatski ide u backup, ali to ipak jednom mjesečno ručno sortiram i backupiram na još jedno mjesto.

Moglo bi se reći da sam “backup freak” jer volim sve svoje podatke imati pod kontrolom i ne želim ovisiti samo o jednom backupu. Glavni backup radim početkom godine, a onda jednom mjesečno ili češće, ovisno o potrebi. Izrada glavnog backupa podrazumijeva reviziju podataka pri čemu prolazim kroz sve mape i odlučujem što ide u backup, a što više nije potrebno i može se obrisati.

Jedan disk (M.2 500GB SSD) koristim za Windowse i programe, drugi disk (250GB SSD) služi za najvažnije podatke kao što su dokumenti i slike, a treći disk (1TB HDD) služi za sve ostalo. Tu je još i četvrti, vanjski, USB 3.0 1TB WD disk koji služi kao lokalni backup svega sa prethodno navedena tri diska. Backup na taj disk radim ručno.

Automatska sinkronizacija

One Drive se odlično slaže sa Windows OS-om i nudi mogućnost povezivanja kako bi se omogućila automatska sinkronizacija. Za sinkronizaciju sam odabrao radnu površinu (Desktop) i odabrane mape ranije spomenutog diska od 250GB. Prilikom prvog povezivanja svi podaci idu u cloud, a kasnije samo ono što uredim ili obrišem. Znači, ako mi u pola rada PC otkaže poslušnost mogu biti siguran da su moji podaci u međuvremenu poslani u cloud i da im mogu pristupiti putem bilo kojeg drugog uređaja. Također, ako nešto započnem na PC-u i kasnije se prebacim na laptop ondje ću moći nastaviti s radom. To znači da na svim uređajima koje sam povezao imam istu kopiju podataka. Razlog zašto ovo ne smatram klasičnim backupom je upravo činjenica da ako nešto obrišem na PC-u to će biti obrisano na cloudu.

Online ili lokalni backup

Svaki od njih ima svoje prednosti i nedostatke o kojima ću više reći u nastavku. Korištenjem obje vrste bakupa želim smanjiti rizik da ostanem bez podataka jer teško je očekivati da će istovremeno doći do problema s obje vrste backupa.

Lokalni backup

Za lokalni backup koristim eksterni USB 3.0 WD koji mi služi kao prva linija sigurnosti. Pruža mi komfor na način da su podaci uz mene i ne moram ići na internet kako bih im pristupio. To posebno dolazi do izražaja kada je veza s internetom spora.

Prednosti lokalnog backupa:
– podaci su pod mojom kontrolom
– podaci su mi dostupni neovisno o povezanosti s internetom
– znam da im nitko “izvana” ne može pristupiti

Nedostaci lokalnog backupa:
– nalaze se na istoj lokaciji kao primarno računalo
– u slučaju poplave ili požara ostajem i bez backupa
– utjecaj mikroklimatskih uvjeta prostorije u kojoj se nalazi

Online backup

Što se online backupa tiče najviše sam do sada koristio Microsoft One Drive i to zbog dostupnih 40GB prostora za pohranu. Ipak, to je dovoljno samo za osnovne podatke, s obzirom da iz godine u godinu kamere na mobitelima postaju sve bolje i da je slika i videa sve više jasno je da se povećava i potreba za prostorom za spremanje tih podataka. Privremeno sam imao i dodatnih 100GB koje sam dobio uz Samsung mobitel. Kada je tih 100GB isteklo došlo je vrijeme za ozbiljno razmišljanje o backup strategiji. 140GB je dovoljno kada se spremaju samo osnovni podaci koji su prije toga pomno sortirani, a to više nisam htio raditi. Jer ako već imam backup onda želim da je ondje sve.

Prednosti online backupa:
– podaci dostupni bilo kada i bilo gdje
– hardver na kojemu su podaci nalazi se u boljim mikroklimatskim uvjetima
– bilo koji dio tih podatka mogu učiniti dostupnim bliskim osobama npr. podijeliti galerije slika

Nedostaci online backupa:
– upitna privatnost podataka
– ovisnost o povezanost s internetom
– u slučaju veće količine podatka potrebna brza veza s internetom

Koji online backup?

Dugo sam istraživao koje je najbolje online backup rješenje. U početku sam htio uzeti dodatnih 100GB Microsoft OneDrive prostora ili za sličnu cijenu 200GB Google One prostora što bi mi trenutno možda bilo i dovoljno. Međutim, kako sam dublje ulazio u usporedbe raznih pružatelja usluga backupa odlučio sam odmah uzeti više prostora, cca 1TB, samo je bilo pitanje od koga. Postoji puno specijaliziranih online rješenja za backup, ali sam se fokusirao na nekoliko najpoznatijih jer najmanje što mi treba je da se servis nakon nekoliko mjeseci ugasi. Želim rješenje za barem sljedećih pet godina.

Imao sam tri kriterija: sigurnost, brend i cijena. Što se sigurnosti tiče mislim da je tu sve jasno. Ne želim da nitko drugi osim mene pristupa mojim podacima ma koliko oni biti nebitni. Po mogućnosti da postoji opcija dvostruke autentifikacije. Brend mi je bitan jer postoji velika ponuda raznih online alata koji dolaze i odlaze, a ne želim za nekoliko mjeseci opet prebacivati podatke negdje drugdje. Cijenu sam gledao na godišnjoj razini i htio sam dobiti maksimalnu vrijednost za novac.

Mega

Daje 50GB prostora besplatno što se čini kao nerealna ponuda. Međutim od tih 50GB samo je 15GB trajno besplatno dok ostalih 35GB vrijedi tek mjesec dana od dana registracije. Prvi sljedeći plan ima 400GB prostora po cijeni od oko 37kn mjesečno što iznosi oko 450kn godišnje. Ako se gleda izolirano onda je ovo ok ponuda, ali ako se ide uspoređivati s drugim uslugama može se proći i bolje.

Dropbox

Koristio sam ga kratko vrijeme na fakultetu jer je bio najpopularniji. Nudi 2GB prostora besplatno što je dovoljno samo za najosnovnije dokumente ili fakultetske skripte. Prvi sljedeći plan nudi 2TB (2000GB) prostora za oko 75kn mjesečno što godišnje iznosi oko 900kn. Ok cijena s obzirom na ponudu prostora, ali kako meni trenuno ne treba niti gigabajt više od 1TB nisam se odlučio za Dropbox.

Amazon Drive

Nudi 5GB prostora besplatno. Prvi sljedeći plan nudi 100GB za cca 150kn godišnje. Osim toga postoje još i planovi od 1TB (410kn godišnje), 2TB (810kn godišnje), 3TB, 4TB, 5TB, 6TB, 7TB, 8TB, 9TB, 10TB, 20TB i 30TB. Kroz Amazon Prime može se dobiti i neograničeni prostor za spremanje slika dok je za sve ostale formate potrebno plaćati neki od ranije navedenih planova. Meni taj dio nije zanimljiv jer sve slike ionako prije uploada ZIP-am pa mi niti ne bi prošle pod neograničeni prostor. Amazonova ponuda usluga je vrlo velika i kompleksna, nudi međuostalim i Amazon S3 Glacier tj. S3 Glacier Deep Archive što djeluje vrlo zanimljivo za dugoročni backup, ali trenutno nisam imao vremena detaljnije ovo proučiti.

Google One

Nudi 15GB prostora besplatno. Prvi sljedeći plan nudi 100GB po cijeni od 139kn godišnje što je super ponuda. Za dodatnih 100kn godišnje može se dobiti 200GB. Za nekoga tko ne treba više ovo je odlična ponuda, pogotovo u slučaju ako se istovremeno koristi i Gmail jer je sve povezano. Osim navednih paketa postoje i oni od 2TB (869kn godišnje), 10TB (809kn mjesečno), 20TB (1,599kn mjesečno) i 30TB (2,399kn mjesečno). Sve redom više od onoga što je meni u ovom trenutku potrebno tako da sam i ovu ponudu sada preskočio. Iako, najviše sam se dvoumio između Googlea i Microsofta.

Microsoft Office 365 Personal

Kao što sam već ranije i naveo, najviše sam koristio upravo Microsoftov One Drive. Microsoft u osnovnom planu pod nazivom OneDrive Basic nudi 5GB besplatnog prostora za pohranu. Za više od toga postoji OneDrive od 100GB po cijeni od 156kn godišnje, Office 365 Personal od 1TB po cijeni od 525kn godišnje i Office 365 Home od 6TB po cijeni od 754kn godišnje.

Upravo sam ovdje pronašao zlatnu sredinu što se ponude tiče. S obzirom da aktivno koristim Windows OS najlogičnije mi je bilo sve povezati pod jednu uslugu. Pri tome mi se paket Office 365 Personal činio kao najoptimalnije rješenje. Osim ranije spomenutih, i željenih, 1TB prostora za pohranu dobio sam još hrpu dodatnih pogodnosti, a najveća od njih je Microsoft Office paket s kojim se niti jedna od ranije spomenutih usluga ne može mjeriti.

Što sve Office 365 Personal nudi?

Iako sam ga uzeo primarno zbog backupa podatka, Microsoft Office 365 Personal nudi puno više od toga. Za razliku od Home paketa, Personal je vezan uz jedan Microsoft korisnički račun, ali se može koristiti na više računala, tableta i mobilnih uređaja.

1TB OneDrive prostora za pohranu

Tražio sam optimalno rješenje uz ranije navedena tri kriterija. Microsoft Office 365 mi pruža 1TB prostora za pohranu na servisu OneDrive i sve premium sigurnosne značajke kao i značajke za povećanje produktivnosti.

Veze koje istječu

Putem ove značajke mogu drugim korisnicima tijekom ograničenog vremenskog razdoblja omogućiti pristup datotekama i fotografijama.

Lozinkom zaštićene veze za zajedničko korištenje

Omogućava mi zaštitu datoteka i fotografija, koje dijelim s drugim korisnicima, lozinkom. To znači da čak ako netko i dođe do poveznice neće moći pristupiti sadržaju bez lozinke.

Otkrivanje ucjenjivačkog softvera i oporavak

Microsoft Office 365 upozorit će me ako otkrije napad ucjenjivačkim softverom i pomoći mi vratiti datoteke na servisu OneDrive i do 30 dana nakon toga.

Vraćanje datoteka

Sve što slučajno ili namjerno obrišem, kao i sve ono što možda bude zaraženo ucjenjivačkim softverom mogu vratiti u roku od 30 dana.

Veći osobni sef

Ovo je dodatna sigurnosna razina. Unutar servisa OneDrive nalazi se osobni sef (Personal Vault) kojemu se pristupa otiskom prsta, dodatnom lozinkom, PIN-om, e-mailom ili SMS-om.

Izvanmrežne mape

Svom sadržaju mogu pristupiti čak i onda kada nisam povezan s internetom. Ovo je potrebno označiti u postavkama jer se inače može dogoditi da npr. datoteku na radnoj površini ne mogu otvoriti ako nisam povezan s internetom.

Skeniranje više stranica

Putem mobilnog uređaja imam mogućnost skeniranja više dokumenata ili stranica koje mogu spojiti u jedan PDF i koristiti zajedno s drugim korisnicima.

Dodatne mogućnosti zajedničkog korištenja

Unutar OneDrivea mogu kreirati mapu ili više njih za druge članove obitelji unutar kojih oni sebi mogu raditi backup.

Office za PC ili Mac

Uz pretplatu dobijem mogućnost preuzimanja i instalacije premium verzija Microsoft Office paketa (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Skype – 60 minuta

I kao da sve ranije navedeno nije dovoljno dobio sam i 60 minuta kredita za Skype.

Gdje kupiti i kako aktivirati pretplatu?

Prije nego sam se odlučio na kupnju detaljno sam istražio koje su sve legalne opcije dostupne.

Prva i najjednostavnija opcija bila je kupnja direktno putem Microsoftovih stranica gdje sam očekivao da će ako ništa drugo biti povoljnija cijena jer ipak nema posrednika. Da sam se odlučio na tu opciju ovaj bi paket platio 525kn godišnje. Jedina prednost koju ovdje vidim je što ključ za korištenje paketa dobijem istog trenutka kada ga i platim tj. ne moram čekati i ne moram ići po njega.

Međutim, ispostavilo se da je kupnja putem posrednika povoljnija. Isti paket sam platio 380kn godišnje. S tom razlikom da sam morao čekati jedan dan, jer sam narudžbu obavio u nedjelju. Tako da sam u ponedjeljak nakon posla odmah otišao po fizičko pakiranje Officea 365 unutar kojega se nalazi kartica sa ključem kojega je potrebno prepisati prilikom aktivacije.

Microsoft Office 365 aktivacija:

Potrebno je prijaviti se koristeći Microsoft račun uz koji se želi vezati licenca.

Nakon toga unosi se aktivacijski ključ.

Nakon unosa aktivacijskog ključa pojavljuje se mogućnost aktivacije automatske obnove licence, ovaj korak nije obvezan i može se preskočiti. Ova mogućnost daje 1 mjesec besplatnog korištenja Office 365 paketa uz uvjet da se unesu podaci s bankovne kartice. Međutim, ono što mi se odmah nakon aktivacije ove opcije nije svidjelo je informacija da ću nakon isteka tih 13 mjeseci sljedeću obnovu platiti po cijeni od 525kn. Ako želim ponovno platiti po povoljnijoj cijeni sve što moram napraviti je ponovno kupiti retail verziju i prije isteka postojeće licence unijeti novi ključ čime će se pretplata produžiti.

Kako je i navedeno na slici ispod, automatsko se produživanje može u bilo kojem trenutku isključiti.

Proces aktivacije ovim je korakom završen.

Zaključak

To bi bilo sve vezano uz moju trenutnu strategiju kreiranja backupa na servisu Microsoft Office 365 Personal. Analiza koja je prethodila ovom odabiru bila je puno detaljnija i ovaj je blog post bio sigurno pa i duplo duži prije nego sam ostavio samo ono za što sam smatrao da je najvažnije.

Radite li i vi backup? Svoju backup strategiju možete navesti dolje u komentarima.

Što će biti s vašim digitalnim životom nakon vaše smrti?

U povijesti čovječanstva postojale su milijarde ljudi i nakon većine njih nema nikakvog traga njihova postojanja za razliku od manjeg dijela pojedinaca čija se imena i/ili djela pamte stotinama godina.

Kroz povijest, bilo je ljudi koji su netom prije smrti imali priliku reći svoje posljednje riječi koje su ostale zapisane i po kojima su oni ostali zapamćeni. Danas, u vremenu društvenih mreža, svi imamo priliku ostati zapamćeni po svojim zadnjim statusima, tvitovima ili blog postovima. U to se možete uvjeriti u člancima crne kronike kada se u smrtnim slučajevima prebire po profilima na društvenim mrežama preminule osobe.

Smrt se događa usred ili tijekom svakodnevnih životnih aktivnosti

Kakav će biti vaš posljednji status nemoguće je znati jer smrt nas sve može iznenaditi u bilo kojem trenutku. Kako zamišljate posljednje trenutke života od objave zadnjeg statusa do trenutka smrti? Hoćete li ostaviti otvoren web preglednik s nekoliko tabova čiji sadržaj želite vidjeti kasnije? Hoće li se to dogoditi tijekom noći dok je računalo upaljeno jer preuzimate novu sezonu omiljene serije?

Što će biti sa svim vašim digitalnim podacima nakon vaše smrti? Znate li da ćete digitalno živjeti još neko vrijeme? Kakav želite taj digitalni život da bude? Može li netko naslijediti sve vaše digitalne podatke? Ako može, hoće li znati što s njima učiniti? – Puno je pitanja, a odgovore treba pronaći svatko za sebe jer za sada još ne postoje društvene norme kako bi se trebalo postupati.

Ne ostavljajte ništa nedovrš

— Tomislav Stanković (@tstankovic) December 4, 2009

Što s digitalnom ostavštinom? Potrebno je planiranje.

Planiranje odgovora na pitanje digitalne ostavštine može se činiti morbidnim iako nije tako. Osim ako smatrate da je i sastavljanje oporuke vezane uz pokretnine i nekretnine isto tako morbidno, nepotrebno i glupo. Jer smrt kada se dogodi pogađa sve aspekte nečijeg postojanja pa ako je netko bio većim dijelom u digitalnom svijetu to ne treba ignorirati. U jedno možete biti sigurni, ako ostavljate nešto vrijedno što se može prodati svakoga će zanimati i tada neće imati problema što je to nešto digitalno i neće to ignorirati nego će dati sve od sebe da do toga dođe. Prije se to događalo sa nekretninama i zemljom, a sada će se sve više događati sa digitalijama.

Sve više je i agencija koje se bave ovim pitanjem iz čega je očito da postoji tržište i potreba za takvim uslugama. U najjednostavnijem slučaju dovoljno je sastaviti kraću oporuku, navesti lokacije s digitalnim sadržajem, priložiti pristupne podatke i odrediti osobu koja može s istima upravljati.

Jedan od razloga objave ovog blog posta su i nekoliko primljenih mailova ožalošćenih osoba, a koji se tiču načina na koje je moguće obrisati prvenstveno Facebook profil preminule osobe. Kako Facebook nije sinonim za Internet i WWW odlučio sam obraditi temu u širem kontekstu. Prema tome, čak i ako ste mišljenja da vas nije briga što će biti s vašim digitalnim podacima i profilima jer ih smatrate tek zabavom nije naodmet zapitati se kako će reagirati oni koji ostaju iza vas.

Osobno mislim da profile i podatke koje je preminula osoba ostavljala javno za života trebaju i dalje ostati online. Očito je da je osoba imala potrebu nešto podijeliti, nije se skrivala iza pseudonima i ne vidim potrebu da se to nakon smrti uklanja. Naravno, osim ako preminula osoba za života nije rekla drugačije.

Kod digitalnih podataka postavlja se pitanje čiji su to zapravo podaci i tko im je vlasnik, a tko samo korisnik. To se razlikuje od servisa do servisa, a navedeno je u uvjetima korištenja, koje naravno malo tko čita.

Može li to jednostavnije?

Kada netko umre i ostavi iza sebe npr. pun sef u banci zna se procedura preuzimanja sadržaja tog sefa. Postoje norme i pravila. Ne može svatko doći do sadržaja sefa. Međutim, situacija je puno složenija u digitalnom svijetu. Netko može iz čiste zlobe provući kroz Photoshop primjer osmrtnice i smrtnog lista te javiti Facebooku ili Googleu da ste preminuli kako bi došao do vašeg profila. I zbog toga online tvrtke moraju biti posebno pažljive u takvim slučajevima.

Uostalom, čak i ako je osoba stvarno preminula i članovi obitelji imaju valjane dokaze o smrti to ne znači da pokojnik želi da bilo tko ima pristup npr. njegovoj elektroničkoj pošti. Što ako pokojnik nije bio u dobrim odnosima sa roditeljima, ali želi odobriti pristup braći i sestrama? Što ako svatko od njih zatraži pristup digitalnim podacima preminule osobe? Svatko ima svoje razloga i svatko smatra da je u pravu iz svoje perspektive. Zato su procedure komplicirane i potrebno je dosta dokazivanja kako bi netko preuzeo nečije digitalne podatke.

Tvrtke ovdje moraju balansirati između želje članova obitelji da na svoj način tuguju za preminulom osobom, pod uvjetom da to stvarno žele i da nije riječ o prevari, i ugovora o korištenju koji su potpisali s korisnikom prilikom registracije za vrijeme njegova života. Također, tvrtke kao što su Facebook i Google pretpostavljaju da korisnik želi zadržati svoju privatnost i nakon smrti. Ne postoje bez razloga pravila i upute kako na što bolji način zaštititi vlastiti profil. I zato za sada ne može jednostavnije.

Eventually people will stop visiting your profiles, stop reading your content and the last person who cares about you will die.

Što (ni)je Microsoft SharePoint i kako ga (na)učiti?

Nakon objave blog posta o upravljanju dokumentima pomoću sustava SharePoint Online 2013 dobio sam nekoliko upita o tome kako naučiti koristiti SharePoint sa korisničke strane i nekoliko upita o postupku instalacije. U ovom blogu postu nešto ću napisati upravo o korištenju SharePointa od strane krajnjeg korisnika kojemu će isti služiti za rješavanje tekućih poslovnih problema. Ipak, ako vam tvrtka uvodi SharePoint za pretpostaviti je da ćete dobiti interni trening i dosta materijala za samostalno učenje čak i prije nego sustav bude u funkciji kako biste se pravovremeno pripremili na novosti koje vas čekaju.

Za početak, potrebno je shvatiti da SharePoint nije običan program koji ćete pokrenuti na računalu i početi ga učiti. Jednako kao što zapravo ne učite Microsoft Office, nego učite prvo Word tj. samo neke dijelove koji vam trebaju za npr. formatiranje sadržaja. Onda vjerojatno i Excel pa PowerPoint… I tako malo po malo dođete do razine kada možete reći da znate koristiti različite dijelove Microsoft Offica što vam u konačnici daje cjelinu. Na isti način ide i ”učenje” SharePointa. On je platforma sa hrpom mogućnosti od kojih većinu, kao običan korisnik, vjerojatno nećete niti koristiti. SharePoint je platforma, skup različitih proizvoda i tehnologija za obavljanje različitih poslovnih zadataka.

Od čega se sastoji SharePoint?

SharePoint, između ostalog, ima šest osnovnih dijelova kao što su web mjesta (sites), platforme za suradnju (communities), sadržaj (content), tražilica (search), poslovna inteligencija (insights) i poslovna rješenja (composites).
Ovako na prvu možda i možete pretpostaviti što koja od ovih riječi znači i koje bi se funkcionalnosti mogle kriti iza njih, ali to vam opet ništa ne govori o pravoj svrsi SharePointa i njegovoj konkretnoj poslovnoj primjeni.

1- SharePoint će za vas napraviti web stranice. Trebate web stranicu? SharePoint vam daje web stranicu. Trebate još jednu? SharePoint vam daje još jednu. Ne trebate biti web programer/dizajner niti koristiti specijalne programe. Ali što su zapravo te web stranice i kako ih koristiti? Npr. napravite svoju poslovnu web stranicu koja vam služi kao profil i centralno mjesto za prezentaciju vaših znanja i vještina, dalje možete napraviti web stranicu za svoj tim ili web stranicu za cjelokupnu tvrtku, neki njezin dio ili za konkretnu svrhu kao što je nadolazeći projekt kojemu ćete pomoću web stranice povećati šanse za uspješnom realizacijom jer će sav sadržaj biti centraliziran te istovremeno dostupan svim članovima tima. Za razliku od većine web stranica koje inače vidite na Webu one u SharePointu su tu kako bi vi aktivno nešto radili na njima, kako bi sudjelovali, mijenjali sadržaj i prilagođavali ga sebi i svojim potrebama. Zaključno, možete samostalno praviti nove stranice ovisno o dozvolama koje vam da administrator ili jedostavno možete koristiti web stranice koje je netko drugi napravio.

2- To nas dovodi do dijela SharePointa koji se tiče suradnje među korisnicima. Možete surađivati s jednim kolegom na nekom malom projektu ili sa cijelim timom na nekom većem projektu. Ranije napravljene stranice prilagodite bilo kojoj od tih potreba. Sve te web stranice omogućavaju vam međusobnu suradnju i komunikaciju. Stvorite bazu znanja, dijelite kalendare i popise zadataka, istovremeno radite na dokumentima i još mnogo toga.

3- Upravo tome služi i njegova treća cjelina, a to je upravljanje sadržajem. SharePoint je centralno mjesto za sav vaš sadržaj kojega više ne morate držati na nekoliko desetaka ili stotina različitih poslovnih računala jer će sve biti na jednom mjestu i dostupno svima. Kada kažem svima mislim na mogućnost da ograničite kome će i koji sadržaj biti vidljiv. Možete ga vidjeti samo vi, još jedna ili dvije osobe ili ga možete ponuditi na korištenje svima koji imaju pristup sustavu. Sadržaj svih vrsta i količina nešto je s čime se SharePoint zna i može nositi.

4- Može biti teško snaći se među velikom količinom sadržaja i pronaći nešto konkretno u trenutku kada vam je potrebno. Tražilica je tu da vam pomogne snaći se među velikom količinom sadržaja. Osim što možete pretraživati sadržaj SharePoint će vam ponuditi i pretraživanje osoba unutar sustava s kojima se možete povezati kako bi zajedno radili na projektima.

5- Ok, imate hrpu sadržaja i korisnika na jednom mjestu ali kako to iskoristiti? Koristeći sustav poslovne inteligencije koji će sav sadržaj prikazati na jednostavan i lako razumljiv način nudeći vam mogućnost prilagodbe izvještaja u realnom vremenu koji će podacima dati novo značenje. Ako radite s podacima vjerojatno morate donositi brze i kvalitetne odluke i upravo će vam sustav poslovne inteligencije unutar SharePointa pomoći u tome.

6- I ako sve to nije dovoljno SharePoint je otvoren za nadgradnju. On će biti kao hrpa dobro složenih Lego kockica spremih za prihvat novih kockica sve dok ne dobijete ono što ste željeli. Tome služe poslovna rješenja. Kako to točno funkcionira? – Po principu uradi sam. Bez potrebe za programiranjem možete na jednostavan način objediniti podatke, dokumente i poslovne procese na način na koji to vama najviše odgovara.

Kako i gdje početi s učenjem?

Postoji stvarno puno online izvora tako da nećete imati problema s pronalaženjem kvalitetnog, a često i besplatnog, sadržaja. Microsoftu je ipak u interesu da na što jednostavniji način zadovolji vašu potrebu za učenjem njihovih tehnologija. Velika je mogućnost da vas tolika količina dostupnog sadržaja uplaši jer nećete znati odakle krenuti. Ako nemate strukturu po kojoj ćete učiti nećete daleko stići.

Počnite s knjigom jer će vam ona dati potrebne smjernice i strukturu. Uzmite neko besplatno online izdanje pa ako vidite da vam odgovara stil tog autora lako si naručite papirnato izdanje.

Paralelno s knjigom obavezan izvor je YouTube pomoću kojega će pročitani sadržaj bolje sjesti na svoje mjesto i moći ćete lakše povezati ono što ste čitali. A kada smo već kod videa, jednog od najzanimljivijih načina za učenje, neizostavan izvor za učenje SharePointa je i kolekcija video sadržaja na SharePoint-Community.net.

Kako bi znali dokle ste stigli s učenjem i mogli provjeriti svoje znanje registrirajte se na Microsoft Virtual Akademiju i prođite kroz ovih nekoliko dostupnih SharePoint tečajeva.

Ogromna količina sadržaja za učenje SharePointa nalazi se ovdje. Ipak, za početak je sasvim dovoljno zadovoljiti se jednom knjigom, povremenim pregledavanjem nekog YouTube videa i provjerom znanja na MVA jer ako se odmah u početku zatrpate hrpom sadržaja za učenje postoji velika mogućnost da vam sve to bude previše.

Upravljanje dokumentima pomoću sustava Microsoft SharePoint Online 2013

Za početak, SharePoint Online 2013 je puno više od samog sustava za upravljanje dokumentima jer nudi funkcionalnosti koje daleko premašuju puko upravljanje dokumentima i najveća njegova snaga je upravo u tim funkcionalnostima koje se međusobno isprepliću. Gledajući s tog aspekta potpuno je pogrešno promatrati SharePoint Online 2013 isključivo kroz jednu od njegovih brojnih funkcionalnosti.

SharePoint je naziv za skup proizvoda/tehnologija, nije samo jedan program, on je platforma. Dijelom se smatra sustavom za upravljanje sadržajem i dokumentima dok je zapravo puno više od toga te zamišljen kao središnja aplikacijska platforma koja zadovoljava širok raspon potreba privatnih i poslovnih korisnika.

Upravljanje dokumentima prije SharePointa?

U prijašnjem načinu poslovanja, prije intenzivne upotrebe računala, evidentirali bi se svi dokumenti koji prolaze kroz organizaciju te je bilo potrebno voditi nekoliko vrsta zapisnika, glavnih i pomoćnih knjiga, dostavnih knjiga, registara, arhiva, fascikala i rokovnika što je zahtijevalo poprilične resurse po pitanju ljudi i vremena potrebnih za kvalitetno upravljanje tolikom količinom dokumenata. Pristupanje povjerljivim dokumentima trajalo je dugo i prolazilo kroz nekoliko faza koje bi se ponavljale i prilikom vraćanja dokumenta u arhivu. Jednom uništen dokument često bi otišao u nepovrat, a vođenje dodatne arhive kopija zahtijevalo je dodatne resurse. Sve to bi u konačnici dovelo do tromosti organizacije jer bi se odluke sporo donosile. Takav je način upravljanja dokumentima u današnje vrijeme sveopće informatizacije postao neučinkovit.

Za kvalitetno upravljanje organizacijom i poslovanjem više nije dovoljna sama činjenica da postoje dokumenti, fizički i elektronički, nego u jednadžbu ulazi i brzina pristupa informacijama iz njih, njihovo međusobno dijeljenje i dr. Uz eksponencijalni rast količine informacija organizacijama postaje sve teže dobiti pravu informaciju u pravo vrijeme jer su iste pohranjene na različitim medijima, u različitim oblicima i na različitim mjestima. Razlozi eksponencijalnog rasta količine informacija su rasprostranjenost i dostupnost Interneta, jeftini mediji za pohranu digitalnog sadržaja i sve bolja mrežna povezanost. Automatizacija procesa upravljanja dokumentima nešto je bez čega je današnje poslovanje nezamislivo.