Poslovni sastanak

Poslovni sastanak

Vrijeme prolazi, poslovne obaveze sve su zahtjevnije no vi ne odustajete i želite ostvariti još uspješniju poslovnu komunikaciju – nastavite čitati.
E-mail je dao svoje, kao i telefon odnosno mobitel, shvatili ste važnost neverbalne komunikacije, poslovni web je online, a pismo je stiglo na odredište – znači da ste spremni za poslovni sastanak.

Istraživanja govore da zaposlenici provedu više od 50% svojeg radnog vremena na sastancima iz čega se može zaključiti kolika je njihova važnost. Najosnovnija stvar je doći na vrijeme i mislim da vam je jasno da bez toga nema pozitivnog starta jer ako vas netko mora čekati i izgubi volju, pažnju ili strpljenje neće vam pomoći sav pripremljen sadržaj. Vrijeme početka sastanka morate unaprijed znati kao i vrijeme završetka kako bi svi sudionici mogli kvalitetno planirati svoje vrijeme. Prezentirajte sebe, a onda sve ostalo.

Osim poslovnog sastanka, prema Metodologiji Statističkog ureda EU-a (Eurostata), poslovne skupove dijelimo na : kongres (forum, kolegij, seminar, simpozij), javnu konferenciju, konferenciju vlade, javni skup, konvenciju, insentiv (poticajno) putovanje, team building, ostalo (testiranje kandidata, promidžbene kampanje, vjerski skupovi,…).

Priprema tehnike i sadržaja
Prije nego sastanak počne važno je sve kvalitetno pripremiti. Ako već organizirate poslovni sastanak onda je očito da znate koji je njegov cilj, o kojim se problemima mora razgovarati i koje odluke donijeti uz neizostavnu raspodjelu posla odnosno usmjeravanje pojedinih zadataka prema pojedincu uz pružanje informacije o roku u kojem zadatak mora biti izvršen.
Da bi sve prethodno moglo biti zadovoljeno potrebno je odrediti vrijeme i osigurati mjesto održavanja poslovnog sastanka. Također pripremite potrebne kopije materijala, tehničku opremu (prijenosno računalo, projektor,…), zapisnike s prethodnih sastanaka i po mogućnosti osvježavajuća pića.

Tijek sastanka
Sve je spremno i osigurano, ali još nije vrijeme za temu sastanka prije nego se utvrdi tko je sve prisutan (kako se ne bi dogodilo da sastanak krene u punom zamahu i prozovete odgovornu osobu koja se nije pojavila), prije nego se ponovi dnevni red (za slučaj da ga netko nije dobio ili pažljivo pročitao) i ponovi zaključak sa prethodnog sastanka (da bi se znalo odakle krenuti).
Tek tada kreće rasprava po točkama čiji redoslijed je ranije određen i čijih se tema morate držati, donošenje zaključaka, imenovanje izvršitelja i određivanje rokova za svaku pojedinu točku te generalno za cjelokupan sastanak.

Izlaganje/prezentacija – trenutak kada će vam biti potrebna tehnička oprema poput prijenosnog računala i projektora te prezentacijskog sadržaja. Ako zaključite da se publika dosađuje idite dalje s prezentacijom sadržaja te svakako odvojite malo vremena za pitanja kojih ne bi trebalo nedostajati.
Video konferencijaostvarena putem video linka omogućiti će sudjelovanje i onim osobama koje fizički ne mogu prisustvovati sastanku. Za nju je ipak potrebna bolja tehnička priprema uz kvalitetan mrežni pristup, kamere, mikrofone i više računala. 

Završetak sastanka
Treba biti u unaprijed određeno vrijeme, ali je zbog eventualnih potreba sastanak moguće produžiti uz prethodnu suglasnost svih sudionika. Još jednom je bitno ponoviti tko i koju obavezu mora izvršiti te se složiti oko određivanja roka završetka. Kopiju zapisnika poslati svim osobama čija nazočnost je bila potrebna, ali nisu se odazvali, kako bi ostali u toku sa informacijama.

Prije nego se odlučite za poslovni sastanak razmislite koliko vam je on uistinu potreban.