Microsoft Office 365 Personal

Zašto sam za backup odabrao Microsoft Office 365

Srećom, još mi se nije dogodio gubitak podataka zahvaljujući činjenici što redovno radim backup. Nikada to nije backup cijelog sustava (image backup), jer u slučaju otkazivanja diska najmanji mi je problem ponovno instalirati najnoviju verziju Windowsa i potrebne programe, nego se fokusiram na ono najvažnije, a to su osobni podaci. Kako se u to uklapa Microsoft Office 365 pojasnit ću u nastavku.

Kako si organiziram backup?

Još od 2006. čuvam sve fotografije u dobro organiziranoj kolekciji po godinama u kojima su kreirane. Tu su sve slike sa digitalnih fotoaparata, skenirane slike iz obiteljskih fotoalbuma i sve ostale digitalije od sentimentalne vrijednosti. Osim toga sve zabilježeno mobitelom automatski ide u backup, ali to ipak jednom mjesečno ručno sortiram i backupiram na još jedno mjesto.

Moglo bi se reći da sam “backup freak” jer volim sve svoje podatke imati pod kontrolom i ne želim ovisiti samo o jednom backupu. Glavni backup radim početkom godine, a onda jednom mjesečno ili češće, ovisno o potrebi. Izrada glavnog backupa podrazumijeva reviziju podataka pri čemu prolazim kroz sve mape i odlučujem što ide u backup, a što više nije potrebno i može se obrisati.

Jedan disk (M.2 500GB SSD) koristim za Windowse i programe, drugi disk (250GB SSD) služi za najvažnije podatke kao što su dokumenti i slike, a treći disk (1TB HDD) služi za sve ostalo. Tu je još i četvrti, vanjski, USB 3.0 1TB WD disk koji služi kao lokalni backup svega sa prethodno navedena tri diska. Backup na taj disk radim ručno.

Automatska sinkronizacija

OneDrive - sinkronizacija One Drive se odlično slaže sa Windows OS-om i nudi mogućnost povezivanja kako bi se omogućila automatska sinkronizacija. Za sinkronizaciju sam odabrao radnu površinu (Desktop) i odabrane mape ranije spomenutog diska od 250GB. Prilikom prvog povezivanja svi podaci idu u cloud, a kasnije samo ono što uredim ili obrišem. Znači, ako mi u pola rada PC otkaže poslušnost mogu biti siguran da su moji podaci u međuvremenu poslani u cloud i da im mogu pristupiti putem bilo kojeg drugog uređaja. Također, ako nešto započnem na PC-u i kasnije se prebacim na laptop ondje ću moći nastaviti s radom. To znači da na svim uređajima koje sam povezao imam istu kopiju podataka. Razlog zašto ovo ne smatram klasičnim backupom je upravo činjenica da ako nešto obrišem na PC-u to će biti obrisano na cloudu.

Online ili lokalni backup

Svaki od njih ima svoje prednosti i nedostatke o kojima ću više reći u nastavku. Korištenjem obje vrste bakupa želim smanjiti rizik da ostanem bez podataka jer teško je očekivati da će istovremeno doći do problema s obje vrste backupa.

Lokalni backup

Za lokalni backup koristim eksterni USB 3.0 WD koji mi služi kao prva linija sigurnosti. Pruža mi komfor na način da su podaci uz mene i ne moram ići na internet kako bih im pristupio. To posebno dolazi do izražaja kada je veza s internetom spora.

Prednosti lokalnog backupa:
– podaci su pod mojom kontrolom
– podaci su mi dostupni neovisno o povezanosti s internetom
– znam da im nitko “izvana” ne može pristupiti

Nedostaci lokalnog backupa:
– nalaze se na istoj lokaciji kao primarno računalo
– u slučaju poplave ili požara ostajem i bez backupa
– utjecaj mikroklimatskih uvjeta prostorije u kojoj se nalazi

Online backup

Što se online backupa tiče najviše sam do sada koristio Microsoft One Drive i to zbog dostupnih 40GB prostora za pohranu. Ipak, to je dovoljno samo za osnovne podatke, s obzirom da iz godine u godinu kamere na mobitelima postaju sve bolje i da je slika i videa sve više jasno je da se povećava i potreba za prostorom za spremanje tih podataka. Privremeno sam imao i dodatnih 100GB koje sam dobio uz Samsung mobitel. Kada je tih 100GB isteklo došlo je vrijeme za ozbiljno razmišljanje o backup strategiji. 140GB je dovoljno kada se spremaju samo osnovni podaci koji su prije toga pomno sortirani, a to više nisam htio raditi. Jer ako već imam backup onda želim da je ondje sve.

Prednosti online backupa:
– podaci dostupni bilo kada i bilo gdje
– hardver na kojemu su podaci nalazi se u boljim mikroklimatskim uvjetima
– bilo koji dio tih podatka mogu učiniti dostupnim bliskim osobama npr. podijeliti galerije slika

Nedostaci online backupa:
– upitna privatnost podataka
– ovisnost o povezanost s internetom
– u slučaju veće količine podatka potrebna brza veza s internetom

Koji online backup?

Dugo sam istraživao koje je najbolje online backup rješenje. U početku sam htio uzeti dodatnih 100GB Microsoft OneDrive prostora ili za sličnu cijenu 200GB Google One prostora što bi mi trenutno možda bilo i dovoljno. Međutim, kako sam dublje ulazio u usporedbe raznih pružatelja usluga backupa odlučio sam odmah uzeti više prostora, cca 1TB, samo je bilo pitanje od koga. Postoji puno specijaliziranih online rješenja za backup, ali sam se fokusirao na nekoliko najpoznatijih jer najmanje što mi treba je da se servis nakon nekoliko mjeseci ugasi. Želim rješenje za barem sljedećih pet godina.

Imao sam tri kriterija: sigurnost, brend i cijena. Što se sigurnosti tiče mislim da je tu sve jasno. Ne želim da nitko drugi osim mene pristupa mojim podacima ma koliko oni biti nebitni. Po mogućnosti da postoji opcija dvostruke autentifikacije. Brend mi je bitan jer postoji velika ponuda raznih online alata koji dolaze i odlaze, a ne želim za nekoliko mjeseci opet prebacivati podatke negdje drugdje. Cijenu sam gledao na godišnjoj razini i htio sam dobiti maksimalnu vrijednost za novac.

Mega

Daje 50GB prostora besplatno što se čini kao nerealna ponuda. Međutim od tih 50GB samo je 15GB trajno besplatno dok ostalih 35GB vrijedi tek mjesec dana od dana registracije. Prvi sljedeći plan ima 400GB prostora po cijeni od oko 37kn mjesečno što iznosi oko 450kn godišnje. Ako se gleda izolirano onda je ovo ok ponuda, ali ako se ide uspoređivati s drugim uslugama može se proći i bolje.

Dropbox

Koristio sam ga kratko vrijeme na fakultetu jer je bio najpopularniji. Nudi 2GB prostora besplatno što je dovoljno samo za najosnovnije dokumente ili fakultetske skripte. Prvi sljedeći plan nudi 2TB (2000GB) prostora za oko 75kn mjesečno što godišnje iznosi oko 900kn. Ok cijena s obzirom na ponudu prostora, ali kako meni trenuno ne treba niti gigabajt više od 1TB nisam se odlučio za Dropbox.

Amazon Drive

Nudi 5GB prostora besplatno. Prvi sljedeći plan nudi 100GB za cca 150kn godišnje. Osim toga postoje još i planovi od 1TB (410kn godišnje), 2TB (810kn godišnje), 3TB, 4TB, 5TB, 6TB, 7TB, 8TB, 9TB, 10TB, 20TB i 30TB. Kroz Amazon Prime može se dobiti i neograničeni prostor za spremanje slika dok je za sve ostale formate potrebno plaćati neki od ranije navedenih planova. Meni taj dio nije zanimljiv jer sve slike ionako prije uploada ZIP-am pa mi niti ne bi prošle pod neograničeni prostor. Amazonova ponuda usluga je vrlo velika i kompleksna, nudi međuostalim i Amazon S3 Glacier tj. S3 Glacier Deep Archive što djeluje vrlo zanimljivo za dugoročni backup, ali trenutno nisam imao vremena detaljnije ovo proučiti.

Google One

Nudi 15GB prostora besplatno. Prvi sljedeći plan nudi 100GB po cijeni od 139kn godišnje što je super ponuda. Za dodatnih 100kn godišnje može se dobiti 200GB. Za nekoga tko ne treba više ovo je odlična ponuda, pogotovo u slučaju ako se istovremeno koristi i Gmail jer je sve povezano. Osim navednih paketa postoje i oni od 2TB (869kn godišnje), 10TB (809kn mjesečno), 20TB (1,599kn mjesečno) i 30TB (2,399kn mjesečno). Sve redom više od onoga što je meni u ovom trenutku potrebno tako da sam i ovu ponudu sada preskočio. Iako, najviše sam se dvoumio između Googlea i Microsofta.

Microsoft Office 365 Personal

Kao što sam već ranije i naveo, najviše sam koristio upravo Microsoftov One Drive. Microsoft u osnovnom planu pod nazivom OneDrive Basic nudi 5GB besplatnog prostora za pohranu. Za više od toga postoji OneDrive od 100GB po cijeni od 156kn godišnje, Office 365 Personal od 1TB po cijeni od 525kn godišnje i Office 365 Home od 6TB po cijeni od 754kn godišnje.

OneDrive paketi

Upravo sam ovdje pronašao zlatnu sredinu što se ponude tiče. S obzirom da aktivno koristim Windows OS najlogičnije mi je bilo sve povezati pod jednu uslugu. Pri tome mi se paket Office 365 Personal činio kao najoptimalnije rješenje. Osim ranije spomenutih, i željenih, 1TB prostora za pohranu dobio sam još hrpu dodatnih pogodnosti, a najveća od njih je Microsoft Office paket s kojim se niti jedna od ranije spomenutih usluga ne može mjeriti.

Što sve Office 365 Personal nudi?

Iako sam ga uzeo primarno zbog backupa podatka, Microsoft Office 365 Personal nudi puno više od toga. Za razliku od Home paketa, Personal je vezan uz jedan Microsoft korisnički račun, ali se može koristiti na više računala, tableta i mobilnih uređaja.

1TB OneDrive prostora za pohranu

Tražio sam optimalno rješenje uz ranije navedena tri kriterija. Microsoft Office 365 mi pruža 1TB prostora za pohranu na servisu OneDrive i sve premium sigurnosne značajke kao i značajke za povećanje produktivnosti.

Veze koje istječu

Putem ove značajke mogu drugim korisnicima tijekom ograničenog vremenskog razdoblja omogućiti pristup datotekama i fotografijama.

Lozinkom zaštićene veze za zajedničko korištenje

Omogućava mi zaštitu datoteka i fotografija, koje dijelim s drugim korisnicima, lozinkom. To znači da čak ako netko i dođe do poveznice neće moći pristupiti sadržaju bez lozinke.

Otkrivanje ucjenjivačkog softvera i oporavak

Microsoft Office 365 upozorit će me ako otkrije napad ucjenjivačkim softverom i pomoći mi vratiti datoteke na servisu OneDrive i do 30 dana nakon toga.

Vraćanje datoteka

Sve što slučajno ili namjerno obrišem, kao i sve ono što možda bude zaraženo ucjenjivačkim softverom mogu vratiti u roku od 30 dana.

Veći osobni sef

Ovo je dodatna sigurnosna razina. Unutar servisa OneDrive nalazi se osobni sef (Personal Vault) kojemu se pristupa otiskom prsta, dodatnom lozinkom, PIN-om, e-mailom ili SMS-om.

Izvanmrežne mape

OneDrive Izvanmrežne mape Svom sadržaju mogu pristupiti čak i onda kada nisam povezan s internetom. Ovo je potrebno označiti u postavkama jer se inače može dogoditi da npr. datoteku na radnoj površini ne mogu otvoriti ako nisam povezan s internetom.

Skeniranje više stranica

Putem mobilnog uređaja imam mogućnost skeniranja više dokumenata ili stranica koje mogu spojiti u jedan PDF i koristiti zajedno s drugim korisnicima.

Dodatne mogućnosti zajedničkog korištenja

Unutar OneDrivea mogu kreirati mapu ili više njih za druge članove obitelji unutar kojih oni sebi mogu raditi backup.

Office za PC ili Mac

Uz pretplatu dobijem mogućnost preuzimanja i instalacije premium verzija Microsoft Office paketa (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Skype – 60 minuta

I kao da sve ranije navedeno nije dovoljno dobio sam i 60 minuta kredita za Skype.

Gdje kupiti i kako aktivirati pretplatu?

Prije nego sam se odlučio na kupnju detaljno sam istražio koje su sve legalne opcije dostupne.

Prva i najjednostavnija opcija bila je kupnja direktno putem Microsoftovih stranica gdje sam očekivao da će ako ništa drugo biti povoljnija cijena jer ipak nema posrednika. Da sam se odlučio na tu opciju ovaj bi paket platio 525kn godišnje. Jedina prednost koju ovdje vidim je što ključ za korištenje paketa dobijem istog trenutka kada ga i platim tj. ne moram čekati i ne moram ići po njega.

Međutim, ispostavilo se da je kupnja putem posrednika povoljnija. Isti paket sam platio 380kn godišnje. S tom razlikom da sam morao čekati jedan dan, jer sam narudžbu obavio u nedjelju. Tako da sam u ponedjeljak nakon posla odmah otišao po fizičko pakiranje Officea 365 unutar kojega se nalazi kartica sa ključem kojega je potrebno prepisati prilikom aktivacije.

Microsoft Office 365 aktivacija:

Potrebno je prijaviti se koristeći Microsoft račun uz koji se želi vezati licenca.

Aktivacija

Nakon toga unosi se aktivacijski ključ.

Unos aktivacijskog ključa

Nakon unosa aktivacijskog ključa pojavljuje se mogućnost aktivacije automatske obnove licence, ovaj korak nije obvezan i može se preskočiti. Ova mogućnost daje 1 mjesec besplatnog korištenja Office 365 paketa uz uvjet da se unesu podaci s bankovne kartice. Međutim, ono što mi se odmah nakon aktivacije ove opcije nije svidjelo je informacija da ću nakon isteka tih 13 mjeseci sljedeću obnovu platiti po cijeni od 525kn. Ako želim ponovno platiti po povoljnijoj cijeni sve što moram napraviti je ponovno kupiti retail verziju i prije isteka postojeće licence unijeti novi ključ čime će se pretplata produžiti.

Kako je i navedeno na slici ispod, automatsko se produživanje može u bilo kojem trenutku isključiti.

Automatska obnova

Proces aktivacije ovim je korakom završen.

Aktivacija završena

Zaključak

To bi bilo sve vezano uz moju trenutnu strategiju kreiranja backupa na servisu Microsoft Office 365 Personal. Analiza koja je prethodila ovom odabiru bila je puno detaljnija i ovaj je blog post bio sigurno pa i duplo duži prije nego sam ostavio samo ono za što sam smatrao da je najvažnije.

Radite li i vi backup? Svoju backup strategiju možete navesti dolje u komentarima.

Objavio

Tomislav Stanković

Web Developer - JavaScript, TypeScript, Angular, Ionic Framework, ExpressJS

3 misli o “Zašto sam za backup odabrao Microsoft Office 365”

  1. Javila sam vam se na instagram s problemom u kojem vas molim pomoć. Molim vas, pogledajte. Puno hvala.

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Obavezna polja su označena sa *