Upravljanje dokumentima pomoću sustava Microsoft SharePoint Online 2013

Share Button

Za početak, SharePoint Online 2013 je puno više od samog sustava za upravljanje dokumentima jer nudi funkcionalnosti koje daleko premašuju puko upravljanje dokumentima i najveća njegova snaga je upravo u tim funkcionalnostima koje se međusobno isprepliću. Gledajući s tog aspekta potpuno je pogrešno promatrati SharePoint Online 2013 isključivo kroz jednu od njegovih brojnih funkcionalnosti.

SharePoint je naziv za skup proizvoda/tehnologija, nije samo jedan program, on je platforma. Dijelom se smatra sustavom za upravljanje sadržajem i dokumentima dok je zapravo puno više od toga te zamišljen kao središnja aplikacijska platforma koja zadovoljava širok raspon potreba privatnih i poslovnih korisnika.

Upravljanje dokumentima prije SharePointa?

U prijašnjem načinu poslovanja, prije intenzivne upotrebe računala, evidentirali bi se svi dokumenti koji prolaze kroz organizaciju te je bilo potrebno voditi nekoliko vrsta zapisnika, glavnih i pomoćnih knjiga, dostavnih knjiga, registara, arhiva, fascikala i rokovnika što je zahtijevalo poprilične resurse po pitanju ljudi i vremena potrebnih za kvalitetno upravljanje tolikom količinom dokumenata. Pristupanje povjerljivim dokumentima trajalo je dugo i prolazilo kroz nekoliko faza koje bi se ponavljale i prilikom vraćanja dokumenta u arhivu. Jednom uništen dokument često bi otišao u nepovrat, a vođenje dodatne arhive kopija zahtijevalo je dodatne resurse. Sve to bi u konačnici dovelo do tromosti organizacije jer bi se odluke sporo donosile. Takav je način upravljanja dokumentima u današnje vrijeme sveopće informatizacije postao neučinkovit.

Za kvalitetno upravljanje organizacijom i poslovanjem više nije dovoljna sama činjenica da postoje dokumenti, fizički i elektronički, nego u jednadžbu ulazi i brzina pristupa informacijama iz njih, njihovo međusobno dijeljenje i dr. Uz eksponencijalni rast količine informacija organizacijama postaje sve teže dobiti pravu informaciju u pravo vrijeme jer su iste pohranjene na različitim medijima, u različitim oblicima i na različitim mjestima. Razlozi eksponencijalnog rasta količine informacija su rasprostranjenost i dostupnost Interneta, jeftini mediji za pohranu digitalnog sadržaja i sve bolja mrežna povezanost. Automatizacija procesa upravljanja dokumentima nešto je bez čega je današnje poslovanje nezamislivo.