Poslovni sastanak

Poslovni sastanak

Share Button

Poslovni sastanak

Vrijeme prolazi, poslovne obaveze sve su zahtjevnije no vi ne odustajete i želite ostvariti još uspješniju poslovnu komunikaciju – nastavite čitati.
E-mail je dao svoje, kao i telefon odnosno mobitel, shvatili ste važnost neverbalne komunikacije, poslovni web je online, a pismo je stiglo na odredište – znači da ste spremni za poslovni sastanak.

Istraživanja govore da zaposlenici provedu više od 50% svojeg radnog vremena na sastancima iz čega se može zaključiti kolika je njihova važnost. Najosnovnija stvar je doći na vrijeme i mislim da vam je jasno da bez toga nema pozitivnog starta jer ako vas netko mora čekati i izgubi volju, pažnju ili strpljenje neće vam pomoći sav pripremljen sadržaj. Vrijeme početka sastanka morate unaprijed znati kao i vrijeme završetka kako bi svi sudionici mogli kvalitetno planirati svoje vrijeme. Prezentirajte sebe, a onda sve ostalo.

Osim poslovnog sastanka, prema Metodologiji Statističkog ureda EU-a (Eurostata), poslovne skupove dijelimo na : kongres (forum, kolegij, seminar, simpozij), javnu konferenciju, konferenciju vlade, javni skup, konvenciju, insentiv (poticajno) putovanje, team building, ostalo (testiranje kandidata, promidžbene kampanje, vjerski skupovi,…).

Priprema tehnike i sadržaja
Prije nego sastanak počne važno je sve kvalitetno pripremiti. Ako već organizirate poslovni sastanak onda je očito da znate koji je njegov cilj, o kojim se problemima mora razgovarati i koje odluke donijeti uz neizostavnu raspodjelu posla odnosno usmjeravanje pojedinih zadataka prema pojedincu uz pružanje informacije o roku u kojem zadatak mora biti izvršen.
Da bi sve prethodno moglo biti zadovoljeno potrebno je odrediti vrijeme i osigurati mjesto održavanja poslovnog sastanka. Također pripremite potrebne kopije materijala, tehničku opremu (prijenosno računalo, projektor,…), zapisnike s prethodnih sastanaka i po mogućnosti osvježavajuća pića.

Tijek sastanka
Sve je spremno i osigurano, ali još nije vrijeme za temu sastanka prije nego se utvrdi tko je sve prisutan (kako se ne bi dogodilo da sastanak krene u punom zamahu i prozovete odgovornu osobu koja se nije pojavila), prije nego se ponovi dnevni red (za slučaj da ga netko nije dobio ili pažljivo pročitao) i ponovi zaključak sa prethodnog sastanka (da bi se znalo odakle krenuti).
Tek tada kreće rasprava po točkama čiji redoslijed je ranije određen i čijih se tema morate držati, donošenje zaključaka, imenovanje izvršitelja i određivanje rokova za svaku pojedinu točku te generalno za cjelokupan sastanak.

Izlaganje/prezentacija – trenutak kada će vam biti potrebna tehnička oprema poput prijenosnog računala i projektora te prezentacijskog sadržaja. Ako zaključite da se publika dosađuje idite dalje s prezentacijom sadržaja te svakako odvojite malo vremena za pitanja kojih ne bi trebalo nedostajati.
Video konferencijaostvarena putem video linka omogućiti će sudjelovanje i onim osobama koje fizički ne mogu prisustvovati sastanku. Za nju je ipak potrebna bolja tehnička priprema uz kvalitetan mrežni pristup, kamere, mikrofone i više računala. 

Završetak sastanka
Treba biti u unaprijed određeno vrijeme, ali je zbog eventualnih potreba sastanak moguće produžiti uz prethodnu suglasnost svih sudionika. Još jednom je bitno ponoviti tko i koju obavezu mora izvršiti te se složiti oko određivanja roka završetka. Kopiju zapisnika poslati svim osobama čija nazočnost je bila potrebna, ali nisu se odazvali, kako bi ostali u toku sa informacijama.

Prije nego se odlučite za poslovni sastanak razmislite koliko vam je on uistinu potreban.

Objavio

Tomislav Stanković

Web developer. Uz to bavi se i temama vezanim uz online reputaciju. Google+

2 misli o “Poslovni sastanak”

  1. I naravno, nema tweetanja sa sastanka (ili se potrudite da vas ne primjete)…
    Odlična serija članaka o poslovanju, mislim da ljudima trebaju upravo ovakvi članci jer se nažalost čak i osnovne stvari zaboravljaju 😉

  2. Nažalost, još mnogi ne znaju što je Twitter ili imaju problema da shvate čemu služi kada napokon otvore račun.
    Što se tiče drugog dijela komentara što drugo da ti kažem nego hvala. 😉

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Nužna polja su označena s *