Sve više je korisnika koji koriste Gmail iz nekoliko razloga – jednostavnost, puno prostora, integracija s ostalim Google uslugama. Međutim, u velikoj većini slučajeva isti ti korisnici ne daju veliku pažnju održavanju računa jer se vode činjenicom da ionako nitko ne vidi što rade. Nije to razmišljanje daleko od istine, ali puno je bolje imati sređen račun – sitnice su bitne.

Da bi sebi olakšali kontrolu nad računom potrebno je pridržavati se nekoliko jednostavnih pravila:

1.) ‘Pristigla pošta’ – Poželjno je da u ovoj mapi ne držite poštu duže od 24 sata. Nije potrebno puno vremena da se izgubite među stotinama mailova. Lako je reći ‘ma sutra ću to obrisati’, ali onda se to produži na tjedan dana, pa mjesec, kasnije Vam se više neće dati jer će se pošta nagomilati i baš zato se držite pravila od 24 sata. Kada se negdje registrirate i na mail Vam stignu login podaci posebno je važno odmah obrisati iste, u prvom redu zbog sigurnosti.

2.) ‘Chatovi’ –  Chat služi za trenutnu komunikaciju i nema potrebe da čuvate sve razgovore kroz duže vremensko razdoblje, iako Vam je možda fora voditi statistiku koliko ste i kada s nekim chatali. Ukoliko se u određenom razgovoru nalaze važni podaci sačuvajte ih na vlastitom računalu, a razgovor obrišite. Na kraju krajeva zapitajte se što imate od čuvanja svih razgovora, hoćete li ih ikada sve čitati – ako su odgovori negativni znate što trebate napraviti.

3.) ‘Odlazna pošta’ – Poslali ste pitanje, odgovor ili nešto treće i dobili potvrdu, dopunu ili nešto treće te više nema potrebe da čuvate sve poslane mailove.

4.) ‘Skice’ – Prije nekoliko dana sastavili ste mail koji još nije spreman za slanje iz tko zna kojeg razloga. Možda je sada vrijeme da se skica odbaci umjesto izgovora ‘Ma sutra ću, još samo da…’

5.) ‘Otpad’ – Mapa u koju odlaze obrisani razgovori, spam i ostala nepotrebna pošta. Nakon brisanja svih nepotrebnih mailova vrijeme je da stavite točku na i brisanjem otpada. Jer ako sve što ste ‘obrisali’ ostavite u mapi ‘Otpad’ to i neće imati previše smisla jer niste napravili ništa.

6.) ‘Oznake’ – Preporuka je da ih koristite za svaku mail adresu koja je integrirana s Gmail računom. Svakoj oznaci dodjelite određenu boju što će Vam olakšati razlikovanje poslovnih od privatnih adresa.

7.) ‘Kontakti’ – Ovdje će biti adrese svih osoba s kojima ste ikada komunicirali. Određeni broj adresa koristili ste samo jednom ili tek nekoliko puta i znate da Vam više neće trebati onda je vrijeme da ih obrišete. Ne vidim svrhu čuvanja nečega što je nepotrebno – možda vi vidite?!

Vjerujem da ćete se bolje osjećati kada obrišete ono što je nepotrebno, a također ove natuknice možete iskoristiti i za ostale mail servise.

Ako vam sve ovo nije dovoljno možda je vrijeme da prestanete koristiti trenutnu adresu i otvorite novu gdje ćete krenuti ispočetka.  Nekada je potrebno riješiti se repova prošlosti.

P.S.  Svojedobno sam na taj način obrisao preko 7000 mailova, više od 1000 razgovora i preko 1500 kontakata dok na kraju nisam odlučio obrisati sve pa su ove brojke bile i veće što je naposljetku rezultiralo otvaranjem nove adrese.