Što (ni)je Microsoft SharePoint i kako ga (na)učiti?

Share Button

Nakon objave blog posta o upravljanju dokumentima pomoću sustava SharePoint Online 2013 dobio sam nekoliko upita o tome kako naučiti koristiti SharePoint sa korisničke strane i nekoliko upita o postupku instalacije. U ovom blogu postu nešto ću napisati upravo o korištenju SharePointa od strane krajnjeg korisnika kojemu će isti služiti za rješavanje tekućih poslovnih problema. Ipak, ako vam tvrtka uvodi SharePoint za pretpostaviti je da ćete dobiti interni trening i dosta materijala za samostalno učenje čak i prije nego sustav bude u funkciji kako biste se pravovremeno pripremili na novosti koje vas čekaju.

Što (ni)je Microsoft SharePoint i kako ga (na)učiti
Izvor slika korištenih u blog postu: http://en.share-gate.com/blog/

Za početak, potrebno je shvatiti da SharePoint nije običan program koji ćete pokrenuti na računalu i početi ga učiti. Jednako kao što zapravo ne učite Microsoft Office, nego učite prvo Word tj. samo neke dijelove koji vam trebaju za npr. formatiranje sadržaja. Onda vjerojatno i Excel pa PowerPoint… I tako malo po malo dođete do razine kada možete reći da znate koristiti različite dijelove Microsoft Offica što vam u konačnici daje cjelinu. Na isti način ide i ”učenje” SharePointa. On je platforma sa hrpom mogućnosti od kojih većinu, kao običan korisnik, vjerojatno nećete niti koristiti. SharePoint je platforma, skup različitih proizvoda i tehnologija za obavljanje različitih poslovnih zadataka.

Od čega se sastoji SharePoint?

SharePoint Wheel
SharePoint, između ostalog, ima šest osnovnih dijelova kao što su web mjesta (sites), platforme za suradnju (communities), sadržaj (content), tražilica (search), poslovna inteligencija (insights) i poslovna rješenja (composites).
Ovako na prvu možda i možete pretpostaviti što koja od ovih riječi znači i koje bi se funkcionalnosti mogle kriti iza njih, ali to vam opet ništa ne govori o pravoj svrsi SharePointa i njegovoj konkretnoj poslovnoj primjeni.

Što (ni)je Microsoft SharePoint i kako ga (na)učiti?

1- SharePoint će za vas napraviti web stranice. Trebate web stranicu? SharePoint vam daje web stranicu. Trebate još jednu? SharePoint vam daje još jednu. Ne trebate biti web programer/dizajner niti koristiti specijalne programe. Ali što su zapravo te web stranice i kako ih koristiti? Npr. napravite svoju poslovnu web stranicu koja vam služi kao profil i centralno mjesto za prezentaciju vaših znanja i vještina, dalje možete napraviti web stranicu za svoj tim ili web stranicu za cjelokupnu tvrtku, neki njezin dio ili za konkretnu svrhu kao što je nadolazeći projekt kojemu ćete pomoću web stranice povećati šanse za uspješnom realizacijom jer će sav sadržaj biti centraliziran te istovremeno dostupan svim članovima tima. Za razliku od većine web stranica koje inače vidite na Webu one u SharePointu su tu kako bi vi aktivno nešto radili na njima, kako bi sudjelovali, mijenjali sadržaj i prilagođavali ga sebi i svojim potrebama. Zaključno, možete samostalno praviti nove stranice ovisno o dozvolama koje vam da administrator ili jedostavno možete koristiti web stranice koje je netko drugi napravio.

2- To nas dovodi do dijela SharePointa koji se tiče suradnje među korisnicima. Možete surađivati s jednim kolegom na nekom malom projektu ili sa cijelim timom na nekom većem projektu. Ranije napravljene stranice prilagodite bilo kojoj od tih potreba. Sve te web stranice omogućavaju vam međusobnu suradnju i komunikaciju. Stvorite bazu znanja, dijelite kalendare i popise zadataka, istovremeno radite na dokumentima i još mnogo toga.

3- Upravo tome služi i njegova treća cjelina, a to je upravljanje sadržajem. SharePoint je centralno mjesto za sav vaš sadržaj kojega više ne morate držati na nekoliko desetaka ili stotina različitih poslovnih računala jer će sve biti na jednom mjestu i dostupno svima. Kada kažem svima mislim na mogućnost da ograničite kome će i koji sadržaj biti vidljiv. Možete ga vidjeti samo vi, još jedna ili dvije osobe ili ga možete ponuditi na korištenje svima koji imaju pristup sustavu. Sadržaj svih vrsta i količina nešto je s čime se SharePoint zna i može nositi.

4- Može biti teško snaći se među velikom količinom sadržaja i pronaći nešto konkretno u trenutku kada vam je potrebno. Tražilica je tu da vam pomogne snaći se među velikom količinom sadržaja. Osim što možete pretraživati sadržaj SharePoint će vam ponuditi i pretraživanje osoba unutar sustava s kojima se možete povezati kako bi zajedno radili na projektima.

5- Ok, imate hrpu sadržaja i korisnika na jednom mjestu ali kako to iskoristiti? Koristeći sustav poslovne inteligencije koji će sav sadržaj prikazati na jednostavan i lako razumljiv način nudeći vam mogućnost prilagodbe izvještaja u realnom vremenu koji će podacima dati novo značenje. Ako radite s podacima vjerojatno morate donositi brze i kvalitetne odluke i upravo će vam sustav poslovne inteligencije unutar SharePointa pomoći u tome.

6- I ako sve to nije dovoljno SharePoint je otvoren za nadgradnju. On će biti kao hrpa dobro složenih Lego kockica spremih za prihvat novih kockica sve dok ne dobijete ono što ste željeli. Tome služe poslovna rješenja. Kako to točno funkcionira? – Po principu uradi sam. Bez potrebe za programiranjem možete na jednostavan način objediniti podatke, dokumente i poslovne procese na način na koji to vama najviše odgovara.

Kako i gdje početi s učenjem?

Što (ni)je Microsoft SharePoint i kako ga (na)učiti?
Postoji stvarno puno online izvora tako da nećete imati problema s pronalaženjem kvalitetnog, a često i besplatnog, sadržaja. Microsoftu je ipak u interesu da na što jednostavniji način zadovolji vašu potrebu za učenjem njihovih tehnologija. Velika je mogućnost da vas tolika količina dostupnog sadržaja uplaši jer nećete znati odakle krenuti. Ako nemate strukturu po kojoj ćete učiti nećete daleko stići.

Počnite s knjigom jer će vam ona dati potrebne smjernice i strukturu. Uzmite neko besplatno online izdanje pa ako vidite da vam odgovara stil tog autora lako si naručite papirnato izdanje.

Paralelno s knjigom obavezan izvor je YouTube pomoću kojega će pročitani sadržaj bolje sjesti na svoje mjesto i moći ćete lakše povezati ono što ste čitali. A kada smo već kod videa, jednog od najzanimljivijih načina za učenje, neizostavan izvor za učenje SharePointa je i kolekcija video sadržaja na SharePoint-Community.net.

Kako bi znali dokle ste stigli s učenjem i mogli provjeriti svoje znanje registrirajte se na Microsoft Virtual Akademiju i prođite kroz ovih nekoliko dostupnih SharePoint tečajeva.

Ogromna količina sadržaja za učenje SharePointa nalazi se ovdje. Ipak, za početak je sasvim dovoljno zadovoljiti se jednom knjigom, povremenim pregledavanjem nekog YouTube videa i provjerom znanja na MVA jer ako se odmah u početku zatrpate hrpom sadržaja za učenje postoji velika mogućnost da vam sve to bude previše.

Windows XP – posljednje zbogom. Korisnik ga (ni)je volio.

Share Button

Windows XP je puno toga prošao i u svoje vrijeme je bio odličan OS, ali došlo je vrijeme za reći mu zbogom. Iako stvari nisu tehnički mrtve i teoretski mogu živjeti/preživljavati još nekoliko godina ipak dođe vrijeme, kako općenito u životu tako i u tehnologiji, kada treba ići dalje. Kada je u pitanju Windows XP mogao bi se on krpati još godinama i kao takav nastaviti raditi ono što je radio i do sada što bi sa strane navike i emocija bila donekle prihvatljiva odluka, ali ne i pretjerano pametna, pogotovo s tehnološke i poslovne strane.

Windows XP je dao svoje

Windows XP je stvoren za računala iz sasvim nekog drugog vremena i druge filozofije kada nije bilo širokopojasnog interneta, video streaminga, Facebooka, Twittera, YouTubea i svega što je srcu drago. U vrijeme dolaska XP-a 56k modemi bili su alfa i omega pa onda i ne čudi najezda virusa i ostalog smeća dolaskom većih brzina za koje Windows XP nije bio primarno stvoren.

Usporedno s rastom i razvojem Windowsa XP stigao je DSL te s većim brzinama omogućio brži pristup zanimljivom sadržaju i paralelno raznom smeću u obliku virusa. Jer dok su bile male brzine nekome tko je htio iskoristiti propuste u XP-u nije bilo skroz jednostavno plasirati zlonamjeran softver pa makar on imao tek 1MB jer je to trajalo neko vrijeme pa bi korisnik u dosta slučajeva i prekinuo vezu s Internetom, a korisnika s koliko toliko normalnim brzinama je bilo malo pa se ekipi ”s one strane žice” nije isplatilo ulagati resurse zbog malog broja potencijalnih meta. To se od 8.4. drastično mijenja jer tu je širokopojasni Internet, a ekipa koja želi iskoristiti propuste XP-a ima spremna rješenja koja će početi koristiti tek nakon tog datuma.

Inače, zlatna vremena svakog računalnog servisera bila su upravo u vrijeme velike penetracije širokopojasnog pristupa Internetu plus rastuće baze korisnika XP-a na tržištu. Vjerujem da ne trebam posebno spominjati korisnike koji su redom bili administratori na svojim računalima čime su zlonamjernom softveru dodatno olakšavali djelovanje.

Windows XP: Uskrsnuće

Windows XP je trebao umrijeti još prilikom dolaska Windows Vista OS-a što se nije dogodilo iz nekoliko razloga. Jedan od njih je nedovoljno jak hardver na kojemu je Vista plasirana na tržište zbog nastojanja vendora da na njemu uštede što je dovelo do toga da Vista bude nestabilna. Tada se kolo Windowsa XP opet zarotiralo i dalo mu novu mladost zbog korisnika koji su se masovno vraćali na njima poznat i siguran OS.

Privatni korisnici

Zašto bi ja prelazio na noviju verziju Windowsa ako mi XP dobro radi? – U prvom redu zbog sigurnosti jer XP će od 8.4.2014. postati švicarski sir nesigurnosti i ranjivosti. Znači propusti na propustima koje se nitko neće truditi popraviti. Microsoft je 12 godina aktivno radio na krpanju problema tempom kojim bi se oni pojavljivali što više neće biti slučaj nakon 8.4. A to znači da osobe koje žele iskoristiti rupe u sustavu mogu na miru čekati taj datum znajući da od tog dana slobodno mogu iskorištavati sve propuste bez straha da će ih netko zakrpati i time poništiti njihov trud. To se posebno tiče poslovnih korisnika koji mogu snositi velike posljedice ako postanu mete napada.

Ako se Windows XP koristi za najosnovnije stvari tipa pisanje teksta i sortiranje slika može se nastaviti koristiti uz uvjet da mu se onemogući komunikacija s mrežnom karticom i s drugim računalima ako ih postoji više u mreži.

Znači, nije bitno za što se XP koristi nego ima li on pristup Internetu ili nema i tu ne mislim na klasično pregledavanje web stranica ili primanje i slanje mailova. Dovoljna je samo  veza s Internetom i eto problema. Direktna interakcija korisnika s Internetom nije potrebna da bi se sustav zarazio nekim smećem.

Poslovni korisnici

Poslovni korisnici su ovdje u većem problemu od privatnih i mogu snositi puno veće posljedice. Postavlja se pitanje – kako tvrtka pristupa klijentima ako se prema svojim resursima ne odnosi s odgovornošću? Koristiti OS star 12 godina i ne napraviti kroz to vrijeme plan migracije ne čini se kao dobar recept za uspješno poslovanje ili zadržavanje povjerenja klijenata/korisnika. Mogu oni reći da im je Windows XP potreban za legacy aplikacije koje ne mogu koristiti na novijim verzijama Windows OS-a, ali onda se postavlja pitanje – kakav im je to softver koji nije razvijan godinama, tko ga je radio i zašto ga ne održava? U tom je slučaju Windows XP još i najmanji problem. Također, hardver koji nije dovoljno jak za nove verzije Windows OS-a tj. hardver koji je na razini minimalnih zahtjeva za prvu verziju XP-a nije neki izgovor jer to daje do znanja da ne postoji niti plan o redovnim ciklusima obnove ili zamjene hardvera.

Dvije su opcije. Ili migrirati sve na vrijeme, polako i bez straha od problema koji će sigurno stići ili čekati da problemi stignu i cjelokupni sustav temeljen na zastarjelom hardveru, OS-u i aplikacijama padne na koljena. Prva opcija se čini bolja.

Windows vs. Linux

Ovim blog postom ne želim nikoga nagovarati ili uvjeravati da se apsolutno mora ostaviti Windows XP-a, ali bi to svakako bila dobra opcija jer postoji vrlo velika vjerojatnost da budućem aktivnom korisniku tog OS-a najbolji prijatelj pa možda i član obitelj postane serviser računala.

I mnogi će reći ‘Microsoft samo hoće da mi uzme novac’ i oko toga se ne vrijedi prepirati niti nekoga uvjeravati da nije tako. Činjenica je da je XP zastario sustav i da ga je vrijeme pregazilo. Prema tome jedno od rješenja je i prijeći na Linux, ali to sa sobom donosi novi set problema kako privatnim, tako i poslovnim korisnicima.

Upravljanje dokumentima pomoću sustava Microsoft SharePoint Online 2013

Share Button

Za početak, SharePoint Online 2013 je puno više od samog sustava za upravljanje dokumentima jer nudi funkcionalnosti koje daleko premašuju puko upravljanje dokumentima i najveća njegova snaga je upravo u tim funkcionalnostima koje se međusobno isprepliću. Gledajući s tog aspekta potpuno je pogrešno promatrati SharePoint Online 2013 isključivo kroz jednu od njegovih brojnih funkcionalnosti.

SharePoint je naziv za skup proizvoda/tehnologija, nije samo jedan program, on je platforma. Dijelom se smatra sustavom za upravljanje sadržajem i dokumentima dok je zapravo puno više od toga te zamišljen kao središnja aplikacijska platforma koja zadovoljava širok raspon potreba privatnih i poslovnih korisnika.

Upravljanje dokumentima prije SharePointa?

U prijašnjem načinu poslovanja, prije intenzivne upotrebe računala, evidentirali bi se svi dokumenti koji prolaze kroz organizaciju te je bilo potrebno voditi nekoliko vrsta zapisnika, glavnih i pomoćnih knjiga, dostavnih knjiga, registara, arhiva, fascikala i rokovnika što je zahtijevalo poprilične resurse po pitanju ljudi i vremena potrebnih za kvalitetno upravljanje tolikom količinom dokumenata. Pristupanje povjerljivim dokumentima trajalo je dugo i prolazilo kroz nekoliko faza koje bi se ponavljale i prilikom vraćanja dokumenta u arhivu. Jednom uništen dokument često bi otišao u nepovrat, a vođenje dodatne arhive kopija zahtijevalo je dodatne resurse. Sve to bi u konačnici dovelo do tromosti organizacije jer bi se odluke sporo donosile. Takav je način upravljanja dokumentima u današnje vrijeme sveopće informatizacije postao neučinkovit.

Za kvalitetno upravljanje organizacijom i poslovanjem više nije dovoljna sama činjenica da postoje dokumenti, fizički i elektronički, nego u jednadžbu ulazi i brzina pristupa informacijama iz njih, njihovo međusobno dijeljenje i dr. Uz eksponencijalni rast količine informacija organizacijama postaje sve teže dobiti pravu informaciju u pravo vrijeme jer su iste pohranjene na različitim medijima, u različitim oblicima i na različitim mjestima. Razlozi eksponencijalnog rasta količine informacija su rasprostranjenost i dostupnost Interneta, jeftini mediji za pohranu digitalnog sadržaja i sve bolja mrežna povezanost. Automatizacija procesa upravljanja dokumentima nešto je bez čega je današnje poslovanje nezamislivo.

Online konzultacije i ocjene koje stižu na mobitel za studente te jednostavnije upravljanje nastavom za profesore – Office 365 for Education

Share Button

Za početak, Office 365 for Education je besplatan, kompletan sustav automatski se ažurira svakih šest tjedana čime se povećava sigurnost i otklanjanju eventualne greške, ima odličnu dokumentaciju kako tekstualnu tako i u audio/video obliku te 24/7 korisničku podršku.

Neću sada ovdje puno pisati o samim tehnologijama (Exchange Online, SharePoint Online, Office Web Apps i Lync Online) koje stoje iza svega ovoga jer vi to kao krajnji korisnik i ne morate znati. Međutim važno je da znate što vam se nudi i na koji način to možete konkretno iskoristiti.

Prednosti za studente

  • Rezultati kolokvija/ispita odmah nakon objave stižu vam na e-mail tj. na mobilni uređaj pomoću push notifikacije. Ne morate satima kampirati na web stranici fakulteta čekajući rezultate niti vam se više može dogoditi da ih zaboravite pogledati. Čak postoji i mogućnost da svoju ocjenu jedino vi vidite.
  • Ako ste zbog nekog razloga spriječeni fizički doći na fakultet ili ako ste izvanredni student imate mogućnost aktivnog sudjelovanja u nastavi online.
  • Na jednom mjestu možete vidjeti tko su vam kolege na godini kao i njihove kontakt podatke čime si olakšavate i ubrzavate međusobnu komunikaciju i suradnju. Na isti način možete saznati potrebne detalje o profesorima na smjeru koji ste upisali.
  • Imate 25GB slobodnog prostora za elektroničku poštu što znači da više niti jednu poruku ne morate brisati te su vam sve uvijek dostupne. Važno je za naglasiti da zadržavate staru e-mail adresu.
  • Kada smo već kod dostupnosti, imate i kalendar koji možete dijeliti na način da unesete kada ste zauzeti (predavanjima, konzultacijama ili nekim drugim aktivnostima), a kada ste slobodni kako bi vaši kolege studenti, ali i profesori, znali kada staviti termin za konzultacije, dogovor oko seminara, upis ocjene ili neku drugu aktivnost.
  • Sudjelujte u online predavanjima, konzultacijama i sastancima. Ne morate ići fizički kod profesora u kabinet ili kod kolege nego je dovoljan jedan klik mišem da se spojite na online konzultacije. Također možete dijeliti radnu površinu, datoteke i prezentacije kako bi ih profesor ili vaš kolega mogli vidjeti te vam pomoći u daljnjem radu. Na isti način više vas studenata može raditi na seminarskom radu. Istovremeno razgovarate, radite na istom dokumentu, vidite tko je i koje promjene na tom dokumentu napravio i sl.
  • Dosta vas već koristi SkyDrive pa ste upoznati s njegovim prednostima. Ovdje također dobijete vlastiti SkyDrive račun sa 7GB slobodnog prostora za spremanje i dijeljenje datoteka tj. nastavnih materijala.
  • Smjer koji ste upisali ima zasebnu web stranicu gdje se nalaze sve potrebne informacije, svi nastavni materijali, popis projekata i osoba koje u istima sudjeluju. Zajedno radite na projektima. Jednostavno pratite sve potrebne dokumente i osobe koje trenutno na njima rade.
  • Besplatno koristite Word, Excel, OneNote i PowerPoint. Ne morate kupovati zasebno Office uredski paket. Dokumente možete stvarati i uređivati online u web pregledniku.
  • Sve ranije navedeno uvijek je uz vas na bilo kojem uređaju i bilo kada. E-pošta, kalendari, kontakti i dokumenti na svim vašim uređajima uvijek su sinkronizirani. Bilo kada i bilo gdje možete pristupati svim tim sadržajima.

Prednosti za profesore i ostale zaposlenike

  • Stvorite web stranice vašeg smjera unutar kojega se nalaze posebne web stranice za svaki kolegij. Ondje omogućite studentima sve potrebne informacije i time si uštedite vrijeme koje biste inače trošili na odgovaranje na mailove studenata. Zajedno sa studentima radite na projektima. Jednostavno pratite sve potrebne dokumente i osobe koje trenutno na njima rade. Možete birati između nekoliko predložaka (dizajna) i ne morate imati nikakve dizajnerske vještine. Nema troškova web hostinga.
  • Pratite aktivnosti svakog studenta kako bi jednostavnije mogli vrednovati zalaganje. Piše li student blog, pomaže li ostalim kolegama na forumu i sl.
  • Također, ako ste iz bilo kojeg razloga spriječeni fizički doći na fakultet kako bi održali predavanje ili konzultacije omogućite studentima da pristupe potrebnim materijalima online. Ne morate gubiti vrijeme i energiju kontaktirajući web administratora da to napravi za vas nego vi to možete osobno napraviti uz nekoliko klikova mišem.
  • Kao i studenti, i vi imate 25GB slobodnog prostora za svu elektroničku poštu. Uz pretpostavku da vam studenti istu često šalju ne morate brinuti o prostoru za pohranu jer ga ima više nego dovoljno.
  • Pomoću kalendara dajte do znanja studentima i kolegama kada ste zauzeti obavezama, a kada ste slobodni i gdje ćete se u slobodno vrijeme nalaziti (npr. kabinet 6a). Na isti način možete mijenjati i termine konzultacija, a da se isti ne poklapaju sa ostalim obavezama vaših studenata jer na kalendaru možete vidjeti i njihove obveze te će vam sutav automatski reći preklapaju li se s vašim planovima ili ne.
  • Možete održavati online konzultacije s bilo kojeg mjesta te u bilo koje vrijeme. Studenti vam mogu u realnom vremenu prikazati svoju radnu površinu, neki dokument ili prezentaciju te raditi izmjene prema vašim uputama u trenutku dok o njima razgovarate.
  • Sve ranije navedeno uvijek je uz vas na bilo kojem uređaju i bilo kada. E-pošta, kalendari, kontakti i dokumenti na svim vašim uređajima uvijek su sinkronizirani. Bilo kada i bilo gdje možete pristupati svim tim sadržajima.

Ovo nabrajanje bi moglo potrajati, ali vjerujem da je ovo za sada dovoljno da shvatite što vam sve Office 365 for Education može omogućiti.

Pregled kompletnog sustava možete vidjeti u ovom demo prikazu.

Office 365 for Education na Ekonomskom fakultetu u Osijeku?

Za vrijeme ljetne pauze pripremiti potrebnu dokumentaciju, aktivirati trial pretplatu i kroz 30 dana i testirati sve komponente sustava. U toj fazi uključiti studente smjera Poslovna informatika. Ako bi se sustav pokazao kao dobar i kvalitetan tada se usmjeriti na fazu prebacivanja svih ostalih studenata i djelatnika fakulteta kao bi isti zadržali svoje postojeće e-mail adrese. Konkretna iskustva već postoje pa vjerujem da je moguće dobiti i poneku konkretnu informaciju i pomoć u fazi implementacije ako bude potrebno.

Implementacijom Office 365 for Education štedjeli bi se mrežni, i ostali, resursi jer bi informacije stizale samo osobama na koje se odnose.

Jeste li, od svega ranije navedenog, vidjeli nešto za sebe? Nešto što želite koristiti već jučer?

Stigao je novi Microsoft DreamSpark (MSDNAA) e-priručnik

Share Button

Nedavno je došlo do spajanja programa MSDNAA i DreamSpark kako bi se olakšao pristup softveru, kako za institucije, tako i za svakog od korisnika.

Uslijed toga složio sam novi priručnik kako bi svatko koga zanima program mogao dobiti svježe informacije na jednom mjestu. (Uskoro stiže i novi video)

Što je novo?
– osnovni DreamSpark kakav je bio do sada će takav i ostati,
– MSDNAA je preimenovan u DreamSpark Premium,
– više ne morate koristiti Live ID prilikom registracije nego možete koristiti bilo koju e-mail adresu,
– prekidanje MSDNAA pretplata koje su trenutno važeće neće biti, nego kada tekuća pretplata istekne onda se ista obnavlja po novom sistemu,
– sav softver koji ste do sada preuzimali i koristili, neovisno o tome jeste li koristili DreamSpark ili MSDNAA, vam je i dalje dostupan,
– …

Microsoft DreamSpark

P.S. Pozivam vas da mi se javite ako imate pitanje ili komentar. Također, ako priručnik bude čitao kakav lektor bio bih zahvalan da me se uputi ako sam negdje pogriješio.